Privacyverklaring over de bescherming van persoonsgegevens in verband met

webportaalregistratie – CRM

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG.

Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke:

De verwerkingsverantwoordelijke is Cedefop is en de verantwoordelijke persoon is het hoofd van de afdeling Communicatie (DCM).

Doel en beschrijving van de verwerking:

Het doel van deze verwerking is gebruikers van het webportaal in staat te stellen hun eigen contactgegevens en e-mailabonnementen te registreren en te beheren.

Het CRM-systeem stelt Cedefop in staat te communiceren met contactpersonen op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding over vaardigheden en kwalificaties en over het beheer van e-mailcampagnes ter ondersteuning van de activiteiten van Cedefop in overeenstemming met de communicatiestrategie van het agentschap.

Het CRM-systeem van Cedefop is een centraal register van contactgegevens van personen, waarin gebruikers, indien gewenst, aanvullende informatie kunnen vermelden, zoals hun instelling, functieprofiel enz.

SuiteCRM, het CRM-systeem van Cedefop, is een cloudgebaseerde webapplicatie die deel uitmaakt van het ecosysteem van het webportaal, dat wordt gehost en onderhouden door een externe contractant. Alle registraties van het webportaal worden beheerd via SuiteCRM.

Om hun gegevens in het CRM-systeem te laten opslaan, moeten gebruikers zich bij het webportaal registreren en dus hun geïnformeerde toestemming verlenen om te worden gecontacteerd. Zij hebben de mogelijkheid om zich te abonneren op verschillende onlinediensten en e-mailcommunicatie te ontvangen, zoals:

  • waarschuwingen/meldingen met betrekking tot nieuwe inhoud/updates;
  • nieuwsbrieven;
  • lidmaatschap van een netwerk/community; [1]
  • informatie over hun interessegebied(en);
  • uitnodigingen om deel te nemen aan enquêtes en/of evenementen van Cedefop;
  • Soms kan Cedefop de CRM-contactgegevens gebruiken om belangrijke mededelingen van het agentschap te sturen (rechtsgrondslag: artikel 5, lid 1 bis)

Bovendien stelt de verzameling van gegevens het webteam in staat de betrokkenheid en voorkeuren van gebruikers te meten door statistieken te genereren over het gebruik van het systeem ter verbetering van het online-aanbod.

Betrokkenen:

Iedereen die zich registreert op het webportaal van Cedefop en actief instemt met het ontvangen van e-mailberichten van Cedefop.

Verwerkte gegevenscategorieën:

  1. Verplichte velden
    1. E-mailadres
    2. Wachtwoord (opgeslagen in versleutelde vorm)
    3. Voornaam
    4. Achternaam
    5. Land
    6. Veld “Toestemming” (tijdens de registratie)
  2. Optionele velden
    1. Titel
    2. Titel (niet-Latijnse tekens)
    3. Voornaam (niet-Latijnse tekens)
    4. Achternaam (niet-Latijnse tekens)
    5. Voorkeursta(a)l(en) voor de communicatie
    6. Instelling
    7. Functiebenaming
    8. Afdeling
    9. Telefoonnummer werk
    10. Telefoonnummer mobiel
    11. Telefoonnummer privé
    12. Stad
    13. Adres
    14. Postcode
    15. Deelstaat/regio
    16. Web-URL
    17. Facebook-adres
    18. Twitter-adres
    19. LinkedIn-adres
    20. Foto
    21. Type gebruikersprofiel
  3. Nieuwsbrieven en kennisgevingen per e-mail
    1. Abonnementen (aan/uit) op verschillende inhoudscategorieën en producten: evenementen, nieuws, publicaties, nieuwsbrieven, enquêtes enz.
    2. Type gebruikersprofiel (lidmaatschap (aan/uit) van groepen en netwerken)
    3. Belangrijke thema’s
  4. Facultatieve velden voor de leden van de toolkit voor de aanpak bij voortijdig schoolverlaten
    1. U werkt of werkte bij:
    2. In uw functie houdt u zich voornamelijk bezig met:
    3. Wat is de belangrijkste reden voor u om deze toolkit te bezoeken?
  5. Facultatieve velden voor de ambassadeurs van de toolkit voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten [2]
    1. Instellingstype:
    2. In uw functie houdt u zich voornamelijk bezig met:
    3. Hoe zou u als ambassadeur aan deze toolkit kunnen bijdragen?

Deze velden kunnen worden geraadpleegd op het webportaal op het volgende adres: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (inloggen is vereist)

Rechtsgrondslag/rechtmatigheid:

De gegevens worden verwerkt overeenkomstig artikel 2 van Verordening (EU) 2019/128 [3], aangezien deze verwerking noodzakelijk is voor het functioneren van de instelling/het agentschap.

De rechtmatigheid van de verwerking wordt gedefinieerd in artikel 5, lid 1, punten a) en d), van Verordening (EU) 2018/1725.

Wie ontvangt de gegevens?

De CRM-gegevens wordt niet alleen doorgegeven aan de verwerkers, maar ook aan de assistent van het hoofd van de DCM en de assistent van het kantoor in Brussel voor internecommunicatiedoeleinden

De CRM-gegevens kunnen ter beschikking worden gesteld aan externe contractanten van Cedefop met het oog op officiële enquêtes van Cedefop. De CRM-gegevens kunnen ook ter beschikking worden gesteld ten behoeve van de interne controle en prestatiemeting van Cedefop of aan externe organen zoals de dienst Interne Audit van de Europese Commissie of de Rekenkamer die betrokken zijn bij de evaluatie en/of audit van Cedefop.

Bewaartermijn van verzamelde persoonsgegevens

Het webteam verwijdert regelmatig gegevens van gebruikers die inactief blijken te zijn. Cedefop kan periodiek accounts met een ongeldig e-mailadres verwijderen (bv. ‘bounces’, vervallen domeinnamen enz.).

De gegevens worden bewaard zolang de actieve gebruikers dat willen. Betrokkenen kunnen zich abonneren/uitschrijven van specifieke onlinediensten, zoals nieuwsbrieven, meldingen enz. Gebruikers kunnen zich ook volledig uitschrijven van het webportaal en dus uit het CRM-systeem worden verwijderd.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om (onder specifieke omstandigheden) hun gegevens in te zien en te corrigeren, en te verzoeken om verwijdering ervan.

Vragen en punten van zorg over de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen ook worden gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming van Cedefop via de volgende e-mail: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Betrokkenen kunnen ook te allen tijde een beroep doen op de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: http://www.edps.europa.eu

LAATSTE UPDATE: 07 november 2022


[1] Zie het verwerkingsdossier voor CDFNOT098 – Expert Networks

[2] Zie het verwerkingsdossier voor CDFNOT098 – Expert Networks

[3] Verordening (EU) 2019/128 van het Europees Parlement en de Raad van 16 januari 2019 tot oprichting van een Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) en tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (PB L 30 van 31.1.2019, blz. 90-105).