Izjava o zaštiti osobnih podataka u vezi s

Registracija na mrežnom portalu – CRM

Svi osobni podatci obrađuju se u skladu s odredbama Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002.

Identitet voditelja obrade podataka:

Voditelj obrade podataka je Cedefop, a odgovorna osoba je voditelj Odjela za komunikaciju (DCM).

Svrha i opis obrade podataka:

Svrha je ovog postupka obrade omogućiti korisnicima mrežnog portala da se registriraju i upravljaju vlastitim podatcima za kontakt i prijavama za primanje e-poruka.

Sustav CRM omogućuje Cedefopu komunikaciju s osobama za kontakt relevantnima za područje strukovnog obrazovanja i osposobljavanja, vještina i kvalifikacija te upravljanje kampanjama putem e-pošte za potporu aktivnostima Cedefopa u skladu s komunikacijskom strategijom agencije.

Cedefopov sustav CRM središnji je repozitorij osobnih podataka za kontakt. Ako je primjenjivo, korisnici mogu navesti i dodatne informacije kao što su njihova institucija, profil radnog mjesta itd.

Cedefopov sustav CRM (SuiteCRM) mrežna je aplikacija u oblaku i pripada ekosustavu mrežnih portala, a usluge hostinga i održavanja pruža vanjski izvođač. Svim registracijama na mrežnom portalu upravlja se putem sustava SuiteCRM.

Da bi njihovi podatci bili pohranjeni u sustavu CRM, korisnici se moraju registrirati na portalu i dati svoj informirani pristanak na to da se s njima stupi u kontakt. Mogu se prijaviti za primanje raznih internetskih usluga i e-poruka kao što su:

  • upozorenja/obavijesti o novim sadržajima/ažuriranjima na portalu
  • prijava za primanje biltena
  • članstvo u mreži/zajednici; [1]
  • primanje informacija u njihovom području interesa
  • pozivi na sudjelovanje u anketama i/ili događanjima koje organizira Cedefop.
  • Cedefop povremeno može upotrebljavati podatke za kontakt u sustavu CRM za slanje važnih korporativnih obavijesti (pravna osnova: članak 5. stavak 1a)

Osim toga, prikupljeni podatci omogućuju timu za upravljanje portalom mjerenje angažmana i preferencija korisnika na temelju generiranih statističkih podataka o upotrebi sustava s ciljem poboljšanja ponude internetskih sadržaja.

Ispitanici:

Svaka osoba koja se registrira na mrežnom portalu Cedefopa i aktivno pristane na primanje obavijesti Cedefopa putem e-pošte.

Kategorije podataka koji se obrađuju:

  1. Obvezna polja
    1. E-adresa
    2. Lozinka (spremljena u šifriranom obliku)
    3. Ime
    4. Prezime
    5. Zemlja
    6. Polje za davanje pristanka (tijekom registracije)
  2. Neobvezna polja
    1. Titula
    2. Titula (nelatinični znakovi)
    3. Ime (nelatinični znakovi)
    4. Prezime (nelatinični znakovi)
    5. Željeni jezik/jezici komunikacije
    6. Institucija
    7. Naziv radnog mjesta
    8. Odjel
    9. Broj telefona na radnom mjestu
    10. Broj mobilnog telefona
    11. Broj telefona kod kuće
    12. Grad
    13. Adresa
    14. Poštanski broj
    15. Država/regija
    16. URL mrežnog mjesta
    17. Adresa na Facebooku
    18. Adresa na Twitteru
    19. Adresa na LinkedInu
    20. Fotografija
    21. Vrsta korisničkog profila
  3. Bilteni i obavijesti e-poštom
    1. Prijave (da/ne) za različite kategorije sadržaja i proizvoda: događanja, novosti, publikacije, bilteni, ankete itd.
    2. Vrsta korisničkog profila (članstvo (da/ne) u skupinama i mrežama)
    3. Područja interesa
  4. Neobvezna polja za sudionike projekta za borbu protiv ranog napuštanja školovanja
    1. Ime vašeg sadašnjeg ili bivšeg poslodavca:
    2. Vaše glavne zadaće na radnom mjestu:
    3. Koji je osnovni razlog posjeta ovom projektu?
  5. Neobvezna polja za ambasadore projekta za borbu protiv ranog napuštanja školovanja [2]
    1. Vrsta institucije:
    2. Vaše glavne zadaće na radnom mjestu:
    3. Kako biste mogli doprinijeti ovom projektu u svojstvu ambasadora?

Ova polja moguće je pregledavati s mrežnog portala na adresi: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (potrebna je prijava)

Pravna osnova/zakonitost:

Podatci se obrađuju u skladu s člankom 2. Uredbe (EU) 2019/128 [3] budući da je taj postupak obrade potreban za funkcioniranje institucije/agencije.

Zakonitost obrade definirana je člankom 5. stavkom 1. točkama (a) i (d) Uredbe (EU) br. 2018/1725.

Primatelji podataka:

Osim izvršiteljima obrade, podatci iz sustava CRM dostavljaju se pomoćniku voditelja Odjela za komunikacije i asistentu u uredu u Bruxellesu za potrebe korporativne komunikacije.

Podatci iz sustava CRM mogu se staviti na raspolaganje vanjskim suradnicima Cedefopa za potrebe službenih anketa Cedefopa. Podatci iz sustava CRM mogu se staviti na raspolaganje i Cedefopovim službama za unutarnju kontrolu i mjerenje uspješnosti ili vanjskim tijelima kao što su služba Europske komisije za unutarnju reviziju ili Revizorski sud, koja sudjeluju u evaluaciji i/ili reviziji Cedefopa.

Razdoblje čuvanja prikupljenih osobnih podataka

Tim za upravljanje mrežnim mjestom redovito briše podatke korisnika koji nisu aktivni. Cedefop može periodički brisati račune s nevaljanim e-adresama (npr. povratne stranice, istekle domene itd.).

Podatci će se čuvati sve dok aktivni korisnici to žele. Ispitanici se mogu prijaviti/odjaviti za primanje određenih internetskih usluga, npr. biltena, obavijesti itd. Korisnici se također mogu u potpunosti odjaviti s mrežnog portala te će biti izbrisani iz sustava CRM.

Prava ispitanika:

Ispitanici imaju pravo pristupiti svojim informacijama i ispraviti ih (u posebnim okolnostima) te zatražiti njihovo brisanje.

Pitanja i razloge za zabrinutost u vezi s obradom vaših osobnih podataka možete uputiti i na adresu službenika za zaštitu podataka u Cedefopu na sljedeću e-adresu: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Ispitanici također imaju pravo obratiti se Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku: http://www.edps.europa.eu

AŽURIRANO: 7. studenoga 2022.


[1] Vidjeti zapis postupka obrade za CDFNOT098 – Expert Networks

[2] Vidjeti zapis postupka obrade za CDFNOT098 – Expert Networks

[3] Uredba (EU) 2019/128 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. siječnja 2019. o osnivanju Europskog centra za razvoj strukovnog osposobljavanja (Cedefop) te stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EEZ) br. 337/75 (SL L 30, 31.1.2019., str. 90. – 105.).