Декларация за поверителност относно защитата на лични данни във връзка с

Регистрация на уеб портал — CRM

Всички лични данни се обработват в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО.

Самоличност на администратора:

Администраторът е Cedefop, а отговорното лице е ръководителя на отдел „Комуникация“ (DCM).

Цел и описание на обработването:

Целта на операцията по обработване е да се даде възможност на потребителите на уеб портала да се регистрират и да управляват собствените си данни за контакт и абонаменти по електронна поща.

CRM позволява на Cedefop да общува с лица, свързани с областта на ПОО, уменията и квалификациите, и да организира кампании по електронна поща в подкрепа на дейностите на Cedefop в съответствие с комуникационната стратегия на агенцията.

Системата CRM на Cedefop е централно хранилище на данни за контакт на физическите лица и, ако е приложимо, потребителите могат да посочат допълнителна информация, като например тяхната институция, длъжност и др.

CRM на Cedefop (SuiteCRM) е уеб приложение в облак, принадлежащо към екосистемата на уеб портала, което се хоства и поддържа от външен изпълнител. Всички регистрации на уеб портала се управляват чрез SuiteCRM.

За да са записани в системата CRM, потребителите трябва да се регистрират в уеб портала и следователно да дадат своето информирано съгласие за връзка по електронна поща. Те имат възможност да се абонират за различни онлайн услуги и да получават съобщения по електронна поща, като например:

  • Известия/уведомления във връзка с ново съдържание/актуализации;
  • Абонамент за бюлетини;
  • Да станат член на мрежа/общност; [1]
  • Да получават информация в своята област на интерес;
  • Покани за участие в проучвания и/или събития на Cedefop;
  • Понякога Cedefop може да използва координатите за връзка на CRM, за да изпраща важна институционална комуникация (правно основание: член 5.1а)

Освен това събирането на данни позволява на уеб екипа да измерва ангажираността и предпочитанията на потребителите, като генерира статистически данни за ползването на системата за подобряване на онлайн предлагането.

Субекти на данни:

Всяко лице, което се регистрира в интернет портала на Cedefop и активно се съгласява да получава съобщения по електронната поща от Cedefop.

Категории обработвани данни:

  1. Задължителни полета
    1. Електронен адрес
    2. Парола (съхранена в криптирана форма)
    3. Собствено име
    4. Фамилия
    5. Държава
    6. Поле за съгласие (по време на регистрацията)
  2. Незадължителни полета.
    1. Обръщение
    2. Обръщение (нелатински букви)
    3. Собствено име (нелатински букви)
    4. Фамилно име (нелатински букви)
    5. Предпочитан(и) език(ци) за връзка
    6. Институция
    7. Наименование на длъжността
    8. Отдел
    9. Служебен телефонен номер
    10. Номер на мобилен телефон
    11. Домашен телефонен номер
    12. Град
    13. Адрес
    14. Пощенски код
    15. Област/Провинция
    16. Уеб URL адрес
    17. Адрес във Facebook
    18. Адрес в Twitter
    19. Адрес в LinkedIn
    20. Изображение
    21. Вид потребителски профил
  3. Бюлетини и уведомления по електронна поща
    1. Абонамент (включен/изключен) за различни категории съдържание и продукти: Прояви, новини, публикации, бюлетини, анкети и др.
    2. Вид потребителски профил (членство (включено/изключено) в групи и мрежи)
    3. Теми, които представляват интерес
  4. Незадължителни полета за членовете на инструментариума за справяне с преждевременното напускане
    1. Вие сте или сте били наети от:
    2. В работата си основно сте:
    3. Каква е основната Ви причина да посетите този инструментариум?
  5. Незадължителни полета за посланиците на инструментариума за справяне с преждевременното напускане [2]
    1. Вид на институцията:
    2. В работата си основно сте:
    3. Как бихте могли да допринесете за този инструментариум като посланик?

Тези полета могат да бъдат видени от уеб портала на адрес: https://www.cedefop.europa.eu/bg/user/personal-details (необходимо е да влезете в профил)

Правно основание/законосъобразност:

Данните се обработват в съответствие с член 2 от Регламент (ЕС) 2019/128 [3], тъй като тази операция по обработване е необходима за функционирането на институцията/агенцията.

Законосъобразността на обработването е определена в член 5, параграф 1, буква a и буква г) от Регламент (ЕС) № 2018/1725.

Получатели на данните:

Освен обработващите лични данни, данните от CRM се предоставят на асистента на ръководителя на DCM и на асистента в представителството в Брюксел за целите на вътрешната комуникация.

Данните от CRM могат да бъдат предоставени на външни изпълнители на Cedefop за целите на официалните проучвания на Cedefop. Данните от CRM могат да се предоставят и на органите за вътрешен контрол, измерване на изпълнението или външни органи като Службата за вътрешен одит на ЕК или Сметната палата, участващи в оценката и/или одита на Cedefop.

Срок на съхранение на събраните лични данни

Уеб екипът редовно изтрива данни на потребители, за които е доказано, че са неактивни. Cedefop може да извършва периодични заличавания на профили с невалидни адреси на електронна поща (напр. връщане, домейни с изтекъл срок на валидност и др.).

Данните ще се съхраняват дотогава, докато активните потребители решат. Субектите на данни могат да се абонират/прекратяват абонамента си за конкретни онлайн услуги, напр. бюлетин, известия и т.н. Потребителите могат също така да прекратят окончателно абонамента си в уеб портала и следователно да бъдат премахнати от системата CRM.

Права на субектите на данни:

Субектите на данни имат право на достъп и на коригиране (при определени обстоятелства) на своята информация, както и да поискат тя да бъде изтрита.

Запитвания и сигнали относно обработването на вашите лични данни могат да бъдат отправяни и до длъжностното лице по защита на данните на Cedefop, на следния електронен адрес: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Субектите на данните също така имат право да се обърнат по всяко време към Европейския надзорен орган по защита на данните: http://www.edps.europa.eu

АКТУАЛИЗИРАНО: 07 ноември 2022 г.


 

[1] Вж. записа на операцията по обработване на CDFNOT098 – Експертни мрежи

[2] Вж. записа на операцията по обработване на CDFNOT098 – Експертни мрежи

[3] Регламент (ЕС) 2019/128 на Европейския парламент и на Съвета от 16 януари 2019 г. за създаване на Европейски център за развитие на професионалното обучение (Cedefop) и за отмяна на Регламент (ЕИО) № 337/75 на Съвета (ОВ L 30, 31.1.2019 г., стр. 90).