Oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące ochrony danych osobowych związanych z

rejestracją na portalu internetowym – CRM

Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002.

Tożsamość administratora danych:

Administratorem danych jest Cedefop, a osobą odpowiedzialną kierownik działu ds. komunikacji (DCM).

Cel i opis przetwarzania danych:

Celem niniejszej operacji przetwarzania jest umożliwienie użytkownikom portalu internetowego zarejestrowania się i zarządzania własnymi danymi kontaktowymi oraz subskrypcjami poczty elektronicznej.

Cedefop korzysta z CRM do komunikacji z osobami związanymi z kształceniem i szkoleniem zawodowym, umiejętnościami i kwalifikacjami oraz do zarządzania kampaniami e-mailowymi wspierającymi działania Cedefopu zgodnie z jego strategią komunikacyjną.

System CRM używany przez Cedefop jest centralnym repozytorium danych kontaktowych, a w stosownych przypadkach użytkownicy mogą podać dodatkowe informacje, takie jak ich instytucja, profil zawodowy itp.

CRM w Cedefopie (SuiteCRM) to aplikacja internetowa w chmurze, należąca do ekosystemu portalu internetowego, obsługiwanego i prowadzonego przez zewnętrznego wykonawcę. Wszystkimi rejestracjami w portalu internetowym zarządza się za pośrednictwem SuiteCRM.

Aby dane zostały zapisane w systemie CRM, użytkownicy muszą zarejestrować się w portalu internetowym i tym samym wyrazić świadomą zgodę na kontakt. Mają oni możliwość subskrybowania różnych usług online i otrzymywania komunikatów mailowych takich jak:

  • alerty/powiadomienia dotyczące nowych treści/aktualizacje stron internetowych;
  • prenumeraty biuletynów;
  • członkostwo w sieci/społeczności; [1]
  • informacje będące w ich obszarze zainteresowania;
  • zaproszenia do udziału w ankietach lub wydarzeniach prowadzonych przez Cedefop;
  • sporadycznie Cedefop może wykorzystywać dane kontaktowe z CRM do wysyłania ważnych komunikatów korporacyjnych [podstawa prawna: art. 5. ust. 1 lit. a)].

Ponadto gromadzenie danych umożliwia zespołowi internetowemu pomiar zaangażowania i preferencji użytkowników poprzez generowanie statystyk korzystania z systemu w celu poprawy oferty internetowej.

Osoby, których dane dotyczą:

Każda osoba, która zarejestruje się w portalu internetowym Cedefopu i wyraźnie zgodzi się na otrzymywanie wiadomości e-mail od Cedefopu.

Przetwarzane kategorie danych:

  1. Pola obowiązkowe
    1. Adres e-mail
    2. Hasło (przechowywane w zaszyfrowanej formie)
    3. Imię
    4. Nazwisko
    5. Kraj
    6. Pole zgody (podczas rejestracji)
  2. Pola nieobowiązkowe
    1. Tytuł
    2. Tytuł (znaki inne niż łacińskie)
    3. Imię (znaki inne niż łacińskie)
    4. Nazwisko (znaki inne niż łacińskie)
    5. Preferowane języki komunikacji
    6. Instytucja
    7. Nazwa stanowiska
    8. Dział
    9. Tel. służbowy
    10. Tel. komórkowy
    11. Tel. domowy
    12. Miejscowość
    13. Adres
    14. Kod pocztowy
    15. Państwo/region
    16. Adres internetowy
    17. Adres na Facebooku
    18. Adres na Twitterze
    19. Adres na LinkedInie
    20. Zdjęcie
    21. Rodzaj profilu użytkownika
  3. Biuletyny i powiadomienia e-mailowe
    1. Subskrypcje (On/Off) do różnych kategorii treści i produktów: wydarzeń, aktualności, publikacji, biuletynów, ankiet itp.;
    2. rodzaju profilu użytkownika (członkostwo On/Off w grupach i sieciach);
    3. wybranych tematów.
  4. Pola nieobowiązkowe dla członków zestawu narzędzi do przeciwdziałania problemowi wczesnego kończenia nauki
    1. Jesteś lub byłeś(-aś) zatrudniony(-a) przez:
    2. Czy w swojej pracy przede wszystkim:
    3. Jaki jest główny powód, dla którego sprawdzasz ten zestaw narzędzi?
  5. Pola nieobowiązkowe dla ambasadorów zestawu narzędzi do przeciwdziałania problemowi wczesnego kończenia nauki [2]
    1. Rodzaj instytucji:
    2. Czy w swojej pracy przede wszystkim:
    3. Jak możesz przyczynić się do powstania tego zestawu narzędzi jako ambasador?

Pola te można zobaczyć na stronie internetowej: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (wymaga podania loginu)

Podstawa prawna/zgodność z prawem:

Dane są przetwarzane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (UE) 2019/128 [3], ponieważ niniejsza operacja przetwarzania jest niezbędna do funkcjonowania instytucji/agencji.

Zgodność przetwarzania z prawem została określona w art. 5 ust. 1 lit. a) i d ) rozporządzenia (UE) nr 2018/1725.

Odbiorcy danych:

Poza podmiotami przetwarzającymi, dane CRM są udostępniane asystentowi dyrektora DCM oraz asystentowi biura w Brukseli na potrzeby komunikacji korporacyjnej.

Dane z CRM mogą być udostępniane zewnętrznym wykonawcom Cedefopu do celów oficjalnych badań prowadzonych przez Cedefop. Dane z CRM mogą być również udostępniane działom kontroli wewnętrznej i pomiaru wyników Cedefopu lub organom zewnętrznym, takim jak Służba Audytu Wewnętrznego KE lub Trybunał Obrachunkowy, zaangażowanym w ocenę lub audyt Cedefopu.

Okres zatrzymywania zgromadzonych danych osobowych

Zespół internetowy regularnie usuwa dane użytkowników, którzy są nieaktywni. Cedefop może okresowo usuwać konta z nieprawidłowymi e-mailami (np. bounce back, wygasłe domeny itp.).

Dane będą przechowywane tak długo, jak zdecydują o tym aktywni użytkownicy. Osoby, których dane dotyczą, mogą subskrybować określone usługi online, np. biuletyn, powiadomienia itp., lub zrezygnować z ich subskrypcji. Użytkownicy mogą również całkowicie zrezygnować z subskrypcji w portalu internetowym i w związku z tym zostać usunięci z systemu CRM.

Prawa osoby, której dane dotyczą:

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do swoich informacji i ich zmiany (w szczególnych okolicznościach) oraz żądania ich usunięcia.

Pytania i wątpliwości dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych można również kierować do inspektora ochrony danych Cedefopu na adres e-mail: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Osoby, których dane dotyczą, mogą również w każdej chwili odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych: http://www.edps.europa.eu

ZAKTUALIZOWANO: 7 listopada 2022 r.


[1] Zob. rejestr operacji przetwarzania danych dotyczących CDFNOT098 – sieci ekspertów

[2] Zob. rejestr operacji przetwarzania danych dotyczących CDFNOT098 – sieci ekspertów

[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/128 z dnia 16 stycznia 2019 r. ustanawiające Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 337/75 (Dz.U. L 30 z 31.1.2019, s. 90).