Δήλωση περί ιδιωτικότητας για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν την

καταχώριση στη διαδικτυακή πύλη — CRM

Η επεξεργασία όλων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ.

Ταυτότητα του υπευθύνου επεξεργασίας:

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι το Cedefop και αρμόδιο πρόσωπο είναι ο προϊστάμενος του τμήματος επικοινωνίας (DCM).

Σκοπός και περιγραφή της επεξεργασίας:

Σκοπός της εν λόγω πράξης επεξεργασίας είναι να μπορούν οι χρήστες της διαδικτυακής πύλης να καταχωρίζουν και να διαχειρίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας τους και τις εγγραφές τους σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το CRM επιτρέπει στο Cedefop να επικοινωνεί με επαφές που σχετίζονται με τον τομέα της ΕΕΚ, των δεξιοτήτων και των επαγγελματικών προσόντων και να διαχειρίζεται εκστρατείες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με στόχο την υποστήριξη των δραστηριοτήτων του Cedefop σύμφωνα με τη στρατηγική επικοινωνίας του οργανισμού.

Το σύστημα CRM του Cedefop είναι ένα κεντρικό αποθετήριο στοιχείων επικοινωνίας των επαφών και, κατά περίπτωση, οι χρήστες μπορούν να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως το θεσμικό τους όργανο, το προφίλ εργασίας τους κ.λπ.

Η εφαρμογή CRM (SuiteCRM) του Cedefop είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή υπολογιστικού νέφους που ανήκει στο οικοσύστημα της διαδικτυακής πύλης, την οποία φιλοξενεί και συντηρεί εξωτερικός ανάδοχος. Η διαχείριση όλων των εγγραφών στη διαδικτυακή πύλη πραγματοποιείται μέσω της εφαρμογής SuiteCRM.

Για να αποθηκευτούν στο σύστημα CRM, οι χρήστες πρέπει να εγγραφούν οι ίδιοι στη διαδικτυακή πύλη και, ως εκ τούτου, να δώσουν τη συναίνεση κατόπιν ενημέρωσής τους για επικοινωνία. Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να εγγράφονται συνδρομητές σε διάφορες επιγραμμικές υπηρεσίες και να λαμβάνουν κοινοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως:

  • προειδοποιήσεις/ειδοποιήσεις σχετικά με νέα περιεχόμενα/ενημερώσεις της διαδικτυακής πύλης
  • συνδρομές σε ενημερωτικά δελτία·
  • να γίνονται μέλη ενός δικτύου/μιας κοινότητας [1]
  • να λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το πεδίο ενδιαφέροντός τους
  • προσκλήσεις συμμετοχής σε έρευνες και/ή εκδηλώσεις του Cedefop
  • περιστασιακά, το Cedefop μπορεί να χρησιμοποιήσει τα στοιχεία επικοινωνίας που είναι καταχωρισμένα στο CRM για την αποστολή σημαντικής εταιρικής επικοινωνίας (νομική βάση: άρθρο 5. παράγραφος 1 στοιχείο α))

Επιπλέον, η συλλογή δεδομένων επιτρέπει στη διαδικτυακή ομάδα να πραγματοποιεί μετρήσεις σε ό,τι αφορά τη συμμετοχή και τις προτιμήσεις των χρηστών, μέσω της παραγωγής στατιστικών στοιχείων σχετικά με τη χρήση του συστήματος για τη βελτίωση των διαδικτυακών προσφορών.

Υποκείμενα των δεδομένων:

Κάθε άτομο που εγγράφεται στη διαδικτυακή πύλη του Cedefop και συναινεί ενεργά στη λήψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Cedefop.

Κατηγορίες δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία:

  1. Υποχρεωτικά πεδία
    1. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
    2. Κωδικός πρόσβασης (αποθηκευμένος σε κρυπτογραφημένη μορφή)
    3. Όνομα
    4. Επώνυμο
    5. Χώρα
    6. Πεδίο συγκατάθεσης (κατά την εγγραφή)
  2. Προαιρετικά πεδία
    1. Τίτλος
    2. Τίτλος (μη λατινικοί χαρακτήρες)
    3. Όνομα (μη λατινικοί χαρακτήρες)
    4. Επώνυμο (μη λατινικοί χαρακτήρες)
    5. Προτιμώμενη/-ες γλώσσα/-ες επικοινωνίας
    6. Όργανο
    7. Τίτλος θέσης
    8. Τμήμα
    9. Τηλεφωνικός αριθμός εργασίας
    10. Αριθμός κινητού τηλεφώνου
    11. Τηλεφωνικός αριθμός οικίας
    12. Πόλη
    13. Διεύθυνση
    14. Ταχυδρομικός κώδικας
    15. Κράτος / Περιφέρεια
    16. Διαδικτυακή διεύθυνση URL
    17. Διεύθυνση Facebook
    18. Διεύθυνση Twitter
    19. Διεύθυνση LinkedIn
    20. Εικόνα
    21. Τύπος προφίλ χρήστη
  3. Ενημερωτικά δελτία και ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
    1. Συνδρομές (ενεργές/μη ενεργές) σε διάφορες κατηγορίες περιεχομένου και προϊόντα: Εκδηλώσεις, ειδήσεις, εκδόσεις, ενημερωτικά δελτία, έρευνες κ.λπ.
    2. Είδος προφίλ χρήστη [συμμετοχή (ενεργή/μη ενεργή) σε ομάδες και δίκτυα]
    3. Ενδιαφέροντα θέματα
  4. Προαιρετικά πεδία για τα μέλη της εργαλειοθήκης για την αντιμετώπιση πρόωρων αποχωρήσεων
    1. Εργάζεστε ή εργαζόσασταν στο:
    2. Στη δουλειά σας, κυρίως:
    3. Ποιος είναι ο κύριος λόγος για τον οποίο επισκέπτεστε αυτή την εργαλειοθήκη;
  5. Προαιρετικά πεδία για τους πρέσβεις της εργαλειοθήκης για την αντιμετώπιση της πρόωρης αποχώρησης [2]
    1. Είδος ιδρύματος:
    2. Στη δουλειά σας, κυρίως:
    3. Πώς θα μπορούσατε να συμβάλετε σε αυτή την εργαλειοθήκη ως πρεσβευτής;

Τα πεδία αυτά είναι ορατά από τη διαδικτυακή πύλη στη διεύθυνση: https://www.cedefop.europa.eu/el/user/personal-details (απαιτείται κωδικός σύνδεσης)

Νομική βάση / νομιμότητα:

Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/128 [3], δεδομένου ότι η εν λόγω επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη λειτουργία του θεσμικού οργάνου/οργανισμού.

Η νομιμότητα της επεξεργασίας ορίζεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχεία α) και δ) του κανονισμού (ΕΚ) 2018/1725.

Αποδέκτες των δεδομένων:

Εκτός από τους εκτελούντες την επεξεργασία, τα δεδομένα του CRM παρέχονται στον βοηθό του επικεφαλής του τμήματος επικοινωνίας και στον βοηθό του γραφείου Βρυξελλών για σκοπούς εταιρικής επικοινωνίας.

Τα δεδομένα του CRM μπορούν να διατίθενται στους εξωτερικούς αναδόχους του Cedefop για τους σκοπούς των επίσημων ερευνών του Cedefop. Τα δεδομένα του CRM μπορούν επίσης να διατίθενται στην υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου ή το σύστημα μέτρησης επιδόσεων του Cedefop ή και σε εξωτερικούς φορείς, όπως η Υπηρεσία Εσωτερικού Λογιστικού Ελέγχου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή το Ελεγκτικό Συνέδριο που συμμετέχουν στην αξιολόγηση και/ή τον έλεγχο του Cedefop.

Η περίοδος διατήρησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται

Ανά τακτά διαστήματα η διαδικτυακή ομάδα διαγράφει δεδομένα χρηστών που έχουν αποδειχθεί ανενεργοί. Το Cedefop μπορεί να προβαίνει σε περιοδικές διαγραφές λογαριασμών με μη έγκυρα ηλεκτρονικά μηνύματα [π.χ. αναπηδήσεις (bounce backs), ληγμένοι τομείς κ.λπ.].

Τα δεδομένα θα διατηρούνται για όσο διάστημα το αποφασίσουν οι ενεργοί χρήστες. Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να εγγραφούν/ακυρώσουν την εγγραφή τους σε συγκεκριμένες επιγραμμικές υπηρεσίες, π.χ. ενημερωτικό δελτίο, ειδοποιήσεις κ.λπ. Οι χρήστες μπορούν επίσης να ακυρώσουν πλήρως την εγγραφή τους στη διαδικτυακή πύλη και, ως εκ τούτου, να διαγραφούν από το σύστημα CRM.

Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων:

Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης (υπό συγκεκριμένες περιστάσεις) των πληροφοριών τους και μπορούν να ζητούν τη διαγραφή τους.

Τα ερωτήματα και οι προβληματισμοί σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μπορούν επίσης να απευθύνονται στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Cedefop στο ακόλουθο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Τα υποκείμενα των δεδομένων δικαιούνται επίσης να προσφεύγουν ανά πάσα στιγμή στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων: http://www.edps.europa.eu

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: 07 Νοεμβρίου 2022


 

[1] Βλέπε αρχείο της πράξης επεξεργασίας για το CDFNOT098 – Δίκτυα εμπειρογνωμόνων

[2] Βλέπε αρχείο της πράξης επεξεργασίας για το CDFNOT098 – Δίκτυα εμπειρογνωμόνων

[3] Κανονισμός(ΕΕ) 2019/128 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 16ης Ιανουαρίου 2019, σχετικά με την ίδρυση Ευρωπαϊκού Κέντρου για την Ανάπτυξη της Επαγγελματικής Κατάρτισης (Cedefop) και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 337/75 του Συμβουλίου (ΕΕ L 30 της 31.1.2019, σ. 90-105).