Vyhlásenie o ochrane osobných údajov v súvislosti

s registráciou na webovom portáli –⁠ CRM

Všetky osobné údaje sa spracúvajú v súlade s ustanoveniami nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES.

Identita prevádzkovateľa:

Prevádzkovateľom je stredisko Cedefop a zodpovednou osobou je vedúci odboru komunikácie.

Účel a opis spracovania:

Účelom tejto spracovateľskej operácie je umožniť používateľom webového portálu, aby sa zaregistrovali, spravovali vlastné kontaktné údaje a odbery e-mailových správ.

Systém CRM (riadenie vzťahov s klientmi) umožňuje stredisku Cedefop komunikovať s kontaktnými osobami, ktoré sú významné v oblasti odborného vzdelávanie a prípravy (OVP), zručností a kvalifikácií, ako aj spravovať e-mailové kampane zamerané na podporu činností strediska v súlade s jeho komunikačnou stratégiou.

Uvedený systém strediska je centrálnym registrom kontaktných údajov jednotlivcov a pokiaľ je to relevantné, používatelia tu môžu uviesť aj ďalšie informácie, napr. názov inštitúcie, pracovný profil atď.

Systém CRM strediska Cedefop (SuiteCRM) je webová aplikácia založená na cloude, ktorá patrí do ekosystému webového portálu a ktorú spravuje a udržiava externý dodávateľ. Všetky registrácie na webovom portáli sú riadené prostredníctvom aplikácie SuiteCRM.

Na to, aby mohli byť údaje používateľov v systéme CRM uložené, musia sa najprv sami zaregistrovať na webovom portáli a poskytnúť informovaný súhlas, aby mohli byť kontaktovaní. Majú možnosť prihlásiť sa k odberu rôznych online služieb a prijímaniu e-mailových oznamov, medzi nimi:

  • prijímať upozornenia alebo oznámenia o nových obsahoch alebo aktualizáciách obsahov webových portálov;
  • prihlásiť sa k odberu spravodajcov;
  • stať sa členom siete alebo komunity; [1];
  • dostávať informácie z oblasti, o ktorú sa zaujímajú;
  • dostávať pozvánky na účasť na prieskumoch a/alebo podujatiach strediska Cedefop;
  • stredisko Cedefop môže príležitostne použiť kontaktné údaje zo systému CRM na doručovanie dôležitých oznamov strediska [právny základ: článok 5 ods. 1 písm. a)].

Vďaka zhromažďovaniu údajov môže webový tím okrem toho merať i zapojenie a preferencie používateľov, a to prostredníctvom generovania štatistík o využívaní systému, ktorých cieľom je zlepšiť online ponuky.

Dotknuté osoby:

Každá osoba, ktorá sa na webovom portáli strediska Cedefop zaregistruje a aktívne súhlasí s prijímaním e-mailových oznamov strediska.

Kategórie spracúvaných údajov:

  1. Povinné polia
    1. E-mailová adresa
    2. Heslo (uložené v zašifrovanej forme)
    3. Krstné meno
    4. Priezvisko
    5. Štát
    6. Pole so súhlasom (počas registrácie)
  2. Nepovinné polia
    1. Názov
    2. Názov (v iných znakoch než v latinke)
    3. Krstné meno (v iných znakoch než v latinke)
    4. Priezvisko (v iných znakoch než v latinke)
    5. Jazyky, v ktorých chcete dostávať oznamy
    6. Inštitúcia
    7. Názov pracovného miesta
    8. Odbor
    9. Služobné telefónne číslo:
    10. Číslo mobilného telefónu
    11. Telefónne číslo domov:
    12. Mesto
    13. Adresa
    14. PSČ
    15. Štát/región
    16. URL webovej stránky
    17. Kontakt na Facebooku
    18. Kontakt na Twitteri
    19. Kontakt na LinkedIn
    20. Fotografia
    21. Typ používateľského profilu
  3. Spravodajcovia a e-mailové oznámenia
    1. Prihlásenia k odberom (aktívne/neaktívne) rôznych kategórií obsahov a produktov: podujatia, správy, publikácie, spravodajcovia, prieskumy atď.
    2. Typ používateľského profilu [členstvo (aktívne/neaktívne) v skupinách a sieťach]
    3. Témy záujmu
  4. Nepovinné polia pre členov súboru nástrojov na boj proti predčasnému ukončeniu školskej dochádzky
    1. Súčasný zamestnávateľ alebo predchádzajúci zamestnávatelia:
    2. Hlavná náplň Vašej práce:
    3. Aký je hlavný dôvod, pre ktorý ste si vyhľadali tento súbor nástrojov?:
  5. Nepovinné polia pre ambasádorov súboru nástrojov na boj proti predčasnému ukončeniu školskej dochádzky [2]
    1. Typ inštitúcie:
    2. Hlavná náplň Vašej práce:
    3. Ako by ste mohli prispieť k tomuto súboru nástrojov ako ambasádor?:

Tieto polia možno zobraziť na webovom portáli na adrese: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details  (vyžaduje sa prihlásenie)

Právny základ/zákonnosť

Údaje sú spracúvané v súlade s článkom 2 nariadenia (EÚ) 2019/128 [3], pretože táto spracovateľská operácia sa vyžaduje pre fungovanie inštitúcie/agentúry.

Zákonnosť spracovania je vymedzená v článku 5 ods. 1 písm. a) a písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Príjemcovia údajov:

Okrem sprostredkovateľov sú údaje zo systému CRM sprístupnené asistentovi vedúceho odboru komunikácie a asistentovi kancelárie v Bruseli na účely inštitucionálnej komunikácie.

Údaje zo systému CRM sa môžu sprístupniť aj externým dodávateľom strediska na vykonávanie oficiálnych prieskumov strediska. Údaje z uvedeného systému sú tiež k dispozícii pre útvary strediska pre vnútornú kontrolu, meranie výkonnosti alebo externé subjekty, napr. Útvar EK pre vnútorný audit alebo Dvor audítorov, ktoré sú zapojené do hodnotenia a/alebo auditu strediska Cedefop.

Obdobie uchovávania zhromaždených osobných údajov

Webový tím pravidelne maže údaje používateľov, v prípade ktorých sa ukáže, že nie sú aktívni. Stredisko Cedefop môže vykonávať pravidelné odstraňovanie účtov s neplatnými e-mailmi (napr. ak stredisko dostáva spätné správy o nedoručených e-mailoch, v prípade domén, ktoré už nie sú platné atď.).

Údaje sa uchovávajú tak dlho, ako o tom rozhodnú aktívni používatelia. Dotknuté osoby sa môžu prihlásiť k odberu/odhlásiť z odberu konkrétnych online služieb, napr. spravodajcu, oznámení atď. Používatelia sa môžu takisto úplne odhlásiť z webového portálu, a tak budú ich údaje odstránené aj zo systému CRM.

Práva dotknutých osôb:

Dotknuté osoby majú právo na prístup k svojim údajom a na ich opravu (za určitých podmienok)  a môžu požiadať o ich vymazanie.

Otázky a výhrady spojené so spracovaním Vašich osobných údajov môžete adresovať aj zodpovednej osobe v stredisku Cedefop na túto e-mailovú adresu: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Dotknuté osoby majú právo sa kedykoľvek  obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov: http://www.edps.europa.eu

AKTUALIZÁCIA: 7. november 2022


[1] Pozri záznam o spracovateľskej operácii pre CDFNOT098 – Expert Networks.

[2] Pozri záznam o spracovateľskej operácii pre CDFNOT098 – Expert Networks.

[3] Nariadenie (EÚ) 2019/128 Európskeho parlamentu a Rady (EÚ)  zo 16. januára 2019, ktorým sa zriaďuje Európske stredisko pre rozvoj odborného vzdelávania (Cedefop) a ktorým sa zrušuje nariadenie Rady (EHS) č. 337/75 (Ú. v. EÚ L 30, 31.1.2019, s. 90).