Meddelande om skydd av personuppgifter i samband med följande:

Registrering på webbportalen – kundhanteringssystem

Dina personuppgifter behandlas i enlighet med bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG.

Den personuppgiftsansvariges identitet:

Personuppgiftsansvarig är Cedefop och ansvarig person är chefen för kommunikationsavdelningen.

Syfte med och beskrivning av behandlingen:

Syftet med denna behandling är att göra det möjligt för webbportalens användare att registrera sig och hantera sina egna kontaktuppgifter och e-postprenumerationer.

Systemet för kundhantering (Custom Relationship Management, CRM) gör att Cedefop kan kommunicera med kontakter av relevans för områdena yrkesutbildning, kompetens och kvalifikationer samt hantera e-postkampanjer till stöd för den egna verksamheten i enlighet med sin kommunikationsstrategi.

Cedefops kundhanteringssystem är ett centralt arkiv med individers kontaktuppgifter, och i tillämpliga fall kan användare ange ytterligare information, till exempel om sin institution eller jobbprofil.

Cedefops kundhanteringssystem heter SuiteCRM och är en molnbaserad webbapplikation som tillhör webbportalens ekosystem, som en extern uppdragstagare är värd för och driver. Alla registreringar på webbportalen hanteras genom SuiteCRM.

För att dina uppgifter ska lagras i kundhanteringssystemet måste du registrera dig på webbportalen och därmed ge ditt informerade samtycke till att bli kontaktad. Du kan prenumerera på olika onlinetjänster och få e-postmeddelanden som bland annat handlar om att

  • få aviseringar/meddelanden om nytt innehåll/uppdateringar på webbplatsen,
  • prenumerera på nyhetsbrev,
  • gå med i ett nätverk/en gemenskap, ; [1]
  • få individuell information om ditt intresseområde,
  • bli inbjuden att delta i Cedefops enkäter och/eller evenemang,
  • ibland kan Cedefop använda kundhanteringssystemets kontaktuppgifter för att vidarebefordra viktig information som rör centrumet (rättslig grund: artikel 5.1a).

Dessutom gör datainsamlingen att webbteamet kan mäta användarnas engagemang och preferenser genom att ta fram statistik om användningen av systemet för att förbättra utbudet av onlinetjänster.

Registrerade:

Alla som registrerar sig vid Cedefops webbportal och aktivt samtycker till att få e-postmeddelanden från Cedefop.

Datakategorier som behandlas:

  1. Obligatoriska fält
    1. E-postadress
    2. Lösenord (lagras i krypterad form)
    3. Förnamn
    4. Efternamn
    5. Land
    6. Fält för samtycke (under registreringen)
  2. Valfria fält
    1. Titel
    2. Titel (icke-latinska tecken)
    3. Förnamn (icke-latinska tecken)
    4. Efternamn (icke-latinska tecken)
    5. Språk som önskas för korrespondens
    6. Institution
    7. Tjänstebeteckning
    8. Avdelning
    9. Telefonnummer till arbetet
    10. Mobiltelefonnummer
    11. Hemtelefonnummer
    12. Ort
    13. Adress
    14. Postnummer
    15. Stat/region
    16. Webbadress
    17. Facebook-adress
    18. Twitter-adress
    19. LinkedIn-adress
    20. Bild
    21. Typ av användarprofil
  3. Nyhetsbrev och aviseringar via e-post
    1. Prenumerationer (aktivering/avaktivering) på olika innehållskategorier och produkter: Evenemang, nyheter, publikationer, nyhetsbrev, enkäter osv.
    2. Typ av användarprofil (medlemskap [aktivering/avaktivering] i grupper och nätverk)
    3. Ämnen av intresse
  4. Valfria fält för dem som anslutit sig till verktygslådan mot förtida avhopp från yrkesutbildning
    1. Jag är eller har varit anställd av:
    2. I mitt jobb gör jag huvudsakligen följande:
    3. Vilket är det främsta skälet till att du besöker denna verktygslåda?
  5. Valfria fält för ambassadörer för verktygslådan mot förtida avhopp från yrkesutbildning [2]
    1. Typ av institution:
    2. I mitt jobb gör jag huvudsakligen följande:
    3. Hur kan du bidra till denna verktygslåda som ambassadör?

Dessa fält kan ses från webbportalen på: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (kräver inloggning)

Rättslig grund/laglighet

Uppgifterna behandlas i enlighet med artikel 2 förordning (EU) 2019/128 [3] eftersom denna behandling krävs för institutionens/byråns funktion.

Behandlingens laglighet fastställs i artikel 5.1 a och d i förordning (EG) 2018/1725.

Mottagare av uppgifterna:

Uppgifterna från kundhanteringssystemet lämnas ut till personuppgiftsbiträdena, men även till assistenten till chefen för kommunikationsavdelningen och assistenten vid kontoret i Bryssel i internkommunikationssyfte.

I samband med Cedefops officiella enkäter kan uppgifterna från kundhanteringssystemet göras tillgängliga för Cedefops externa uppdragstagare. Kundhanteringsuppgifterna kan också göras tillgängliga för Cedefops funktioner för internkontroll och resultatmätning eller för externa organ som kommissionens tjänst för internrevision eller revisionsrätten, som deltar i utvärderingen och/eller revisionen av Cedefop.

Lagringsperioden för de insamlade personuppgifterna

Webbteamet raderar regelbundet uppgifter som rör inaktiva användare. Cedefop kan vid återkommande tillfällen ta bort konton med ogiltig e-postadress (t.ex. vid returnerade e-postmeddelanden eller utgångna domäner).

Uppgifterna sparas så länge som de aktiva användarna önskar. Registrerade kan prenumerera/säga upp prenumerationen på specifika onlinetjänster, till exempel nyhetsbrev och aviseringar. Användare kan också avregistrera sig helt från webbportalen och tas då bort från kundhanteringssystemet.

De registrerades rättigheter:

Registrerade har rätt att få tillgång till sina uppgifter och få dem rättade (under särskilda omständigheter). De har också rätt att begära att uppgifterna raderas.

Om du har frågor eller problem som rör behandlingen av dina personuppgifter kan du också kontakta Cedefops uppgiftsskyddsombud på följande e-postadress: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Registrerade kan också när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen: http://www.edps.europa.eu

UPPDATERAD DEN 7 november 2022


[1] Se uppgifter om behandlingen för CDFNOT098 – expertnätverk

[2] Se uppgifter om behandlingen för CDFNOT098 – expertnätverk

Europaparlamentets och rådets [3] förordning (EU) 2019/128 av den 16 januari 2019 om inrättande av ett europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) och om upphävande av rådets förordning (EEG) nr 337/75, EUT L 30, 31.1.2019, s. 90–105.