Déclaration de confidentialité concernant le traitement des données à caractère personnel relatives à

l’enregistrement sur le portail web - CRM

Toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001 et la décision nº 1247/2002/CE.

Identité du responsable du traitement:

Le responsable du traitement est le Cedefop et la personne responsable est le chef du département «Communication» (DCM).

Objet et description du traitement:

Ce traitement a pour objet de permettre aux utilisateurs du portail web d’enregistrer leurs coordonnées et leurs abonnements par courrier électronique et de les gérer.

Le système CRM permet au Cedefop de communiquer avec des points de contact concernés par le domaine de l’EFP, des compétences et des certifications et de gérer les campagnes par courrier électronique pour appuyer les activités du Cedefop, conformément à sa stratégie relative aux communications.

Le système CRM du Cedefop est un référentiel central de coordonnées de particuliers et, le cas échéant, les utilisateurs peuvent y faire figurer d’autres informations, telles que leur organisation, leur profil de poste, etc.

Ce système (SuiteCRM) est une application web dans le nuage qui fait partie de l’écosystème du portail web, lequel est hébergé et entretenu par un contractant externe. Tous les enregistrements du portail web sont gérés au moyen de SuiteCRM.

Pour que leurs données soient stockées dans le système CRM, les utilisateurs doivent s’enregistrer sur le portail web et, partant, donner leur consentement éclairé pour être contactés. Ils peuvent s’abonner à divers services en ligne et recevoir des communications par courrier électronique, notamment:

  • des alertes et des notifications concernant les nouveaux contenus et les mises à jour du portail web;
  • des abonnements à des lettres d’information;
  • des invitations à devenir membres d’un réseau ou d’une communauté; [1]
  • des informations concernant leur domaine d’intérêt;
  • des invitations à participer aux enquêtes et/ou événements du Cedefop;
  • occasionnellement, le Cedefop peut utiliser les coordonnées figurant dans le système CRM pour envoyer des communications institutionnelles importantes (base juridique: article 5, paragraphe 1 bis).

De plus, la collecte de données permet à l’équipe web de mesurer l’engagement et les préférences des utilisateurs en générant des statistiques relatives à l’utilisation du système afin d’améliorer les offres en ligne.

Personnes concernées:

Toute personne qui s’enregistre sur le portail web du Cedefop et qui donne son consentement pour recevoir des communications par courrier électronique du Cedefop.

Catégories de données traitées:

  1. Champs obligatoires
    1. Adresse électronique
    2. Mot de passe (stocké sous une forme cryptée)
    3. Prénom
    4. Nom de famille
    5. Pays
    6. Champ relatif au consentement (pendant l’enregistrement)
  2. Champs optionnels
    1. Titre
    2. Titre (caractères non latins)
    3. Prénom (caractères non latins)
    4. Nom (caractères non latins)
    5. Langue(s) de communication préférée(s)
    6. Organisation
    7. Fonction
    8. Département
    9. Numéro de téléphone professionnel
    10. Numéro de téléphone portable
    11. Numéro de téléphone du domicile
    12. Ville
    13. Adresse
    14. Code postal
    15. État/région
    16. URL web
    17. Adresse Facebook
    18. Adresse Twitter
    19. Adresse LinkedIn
    20. Photo
    21. Type de profil d’utilisateur
  3. Lettres d’information et notifications par courrier électronique
    1. Abonnements (actifs/inactifs) à diverses catégories de contenus et divers produits: événements, actualités, publications, lettres d’information, enquêtes, etc.
    2. Type de profil d’utilisateur [membre (actif/inactif) de groupes et de réseaux]
    3. Domaines d’intérêt
  4. Champs optionnels pour les membres de la boîte à outils pour lutter contre le décrochage scolaire
    1. Votre employeur actuel ou votre/vos employeur(s) précédent(s):
    2. Principale tâche accomplie dans le cadre de votre travail:
    3. Raison principale pour laquelle vous consultez cette boîte à outils:
  5. Champs optionnels pour les ambassadeurs de la boîte à outils pour lutter contre le décrochage scolaire [2]
    1. Type d’organisation:
    2. Principale tâche accomplie dans le cadre de votre travail:
    3. Comment vous pouvez contribuer à cette boîte à outils en tant qu’ambassadeur:

Il est possible de consulter ces champs sur le portail web à l’adresse suivante: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (connexion requise)

Base juridique/licéité:

Les données sont traitées conformément à l’article 2 du règlement (UE) 2019/128 [3], étant donné que ce traitement est nécessaire au fonctionnement de l’institution/agence.

La licéité du traitement est définie à l’article 5, paragraphe 1, points a) et d), du règlement (UE) 2018/1725.

Destinataires des données:

Outre les sous-traitants, les données du système CRM sont transmises à l’assistant du chef du DCM et à l’assistant du bureau de Bruxelles à des fins de communications institutionnelles.

Les données du système CRM peuvent être mises à la disposition de contractants externes du Cedefop aux fins de ses enquêtes officielles. Elles peuvent également être mises à la disposition des organes de contrôle interne ou de mesure des performances du Cedefop, ou encore à des organes externes, tels que le service d’audit interne de la Commission ou la Cour des comptes, qui participent à l’évaluation et/ou à l’audit du Cedefop.

Durée de conservation des données à caractère personnel collectées

L’équipe web supprime à intervalles réguliers les données d’utilisateurs qui apparaissent inactifs. Le Cedefop peut supprimer périodiquement des comptes dont les adresses électroniques ne sont plus valides (par ex. courriers électroniques renvoyés à l’expéditeur, domaines expirés, etc.).

Les données seront conservées aussi longtemps que les utilisateurs actifs le décideront. Les personnes concernées peuvent s’abonner à des services en ligne spécifiques ou se désabonner de ces services, tels que les lettres d’information, les notifications, etc. Les utilisateurs peuvent également se désabonner complètement du portail web et, par conséquent, voir leurs données supprimées du système CRM.

Droits des personnes concernées:

Les personnes concernées ont le droit d’accéder à leurs informations et de les rectifier (dans certaines circonstances), ainsi que de demander leur effacement.

Vous pouvez également adresser vos questions et préoccupations concernant le traitement de vos données à caractère personnel au délégué à la protection des données du Cedefop, à l’adresse électronique suivante: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Les personnes concernées ont aussi le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données: http://www.edps.europa.eu

MISE À JOUR: 7 novembre 2022


[1] Voir le registre du traitement pour CDFNOT098 – Réseaux d’experts

[2] Voir le registre du traitement pour CDFNOT098 – Réseaux d’experts

[3] Règlement (UE) 2019/128 du Parlement européen et du Conseil du 16 janvier 2019 instituant le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) et abrogeant le règlement (CEE) nº 337/75 du Conseil (JO L 30 du 31.1.2019, p. 90).