Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der

Registrierung im Webportal – Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Alle personenbezogenen Daten werden gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG verarbeitet.

Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist das Cedefop. Bei der verantwortlichen Person handelt es sich um den Leiter der Abteilung Kommunikation (DCM).

Zweck und Beschreibung der Verarbeitung:

Die Verarbeitung soll es allen Nutzern des Webportals ermöglichen, sich zu registrieren und ihre eigenen Kontaktdaten und E-Mail-Abonnements zu verwalten.

Das CRM ermöglicht es dem Cedefop, mit Kontakten, die für den Bereich Berufsbildung, Kompetenzen und Qualifikationen relevant sind, zu kommunizieren und E-Mail-Kampagnen zu verwalten, um die Tätigkeiten des Cedefop im Einklang mit der Kommunikationsstrategie der Agentur zu unterstützen.

Beim CRM-System des Cedefop handelt es sich um ein zentrales Verzeichnis der Kontaktdaten von Einzelpersonen. Die Nutzer können gegebenenfalls zusätzliche Informationen wie ihre Einrichtung, ihr Stellenprofil usw. angeben.

Das CRM-System des Cedefop (SuiteCRM) ist eine cloudgestützte Web-Anwendung, die zum Ökosystem des Webportals gehört und von einem externen Auftragnehmer gehostet und betreut wird. Sämtliche Registrierungen auf dem Webportal werden über SuiteCRM verwaltet.

Damit ihre Angaben im CRM-System gespeichert werden, müssen sich die Nutzer auf dem Webportal registrieren und daher in die Kontaktaufnahme einwilligen. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Online-Dienste zu abonnieren und E-Mail-Mitteilungen zu erhalten, z. B.:

  • Meldungen/Benachrichtigungen über neue Inhalte/Aktualisierungen auf dem Webportal,
  • Newsletter-Abonnements,
  • Beitritt zu einem Netzwerk/einer Community,[1]
  • Bezug von Informationen über ihr Interessengebiet,
  • Einladungen zur Teilnahme an Cedefop-Umfragen oder -Veranstaltungen;
  • das Cedefop kann die Kontaktdaten im CRM-System gelegentlich zum Versand wichtiger Mitteilungen der Einrichtung verwenden (Rechtsgrundlage: Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a).

Darüber hinaus ermöglicht es die Datenerhebung dem Web-Team, das Verhalten und die Präferenzen der Nutzer zu messen, indem zur Verbesserung der Online-Angebote Statistiken über die Nutzung des Systems erstellt werden.

Betroffene Personen:

Alle Personen, die sich auf dem Cedefop-Webportal registrieren und aktiv in den Empfang von E-Mail-Mitteilungen des Cedefop einwilligen.

Kategorien verarbeiteter Daten:

  1. Pflichtfelder
    1. E-Mail-Adresse
    2. Passwort (verschlüsselt gespeichert)
    3. Vorname
    4. Nachname
    5. Land
    6. Feld „Einwilligung“ (bei der Registrierung)
  2. Optionale Felder
    1. Titel
    2. Titel (nicht lateinische Zeichen)
    3. Vorname (nicht lateinische Zeichen)
    4. Nachname (nicht lateinische Zeichen)
    5. Bevorzugte Kommunikationssprache(n)
    6. Einrichtung
    7. Stellenbezeichnung
    8. Abteilung
    9. Geschäftliche Telefonnummer
    10. Mobiltelefon
    11. Private Telefonnummer
    12. Ort
    13. Anschrift
    14. Postleitzahl
    15. Bundesland/Region
    16. Internet-URL
    17. Facebook-Adresse
    18. Twitter-Adresse
    19. LinkedIn-Adresse
    20. Foto
    21. Art des Nutzerprofils
  3. Newsletter und E-Mail-Benachrichtigungen
    1. Abonnements (ein/aus) verschiedener Inhalts- und Produktkategorien: Veranstaltungen, Nachrichten, Veröffentlichungen, Newsletter, Umfragen usw.
    2. Art des Nutzerprofils (Gruppen- und Netzwerkmitgliedschaft [ein/aus])
    3. Interessengebiete
  4. Optionale Felder für die Mitglieder des Toolkits zur Bekämpfung des vorzeitigen Ausbildungsabbruchs
    1. Aktueller oder früherer Arbeitgeber:
    2. Haupttätigkeiten bei der Arbeit:
    3. Was ist der Hauptgrund für Ihren Besuch dieses Toolkits?
  5. Optionale Felder für die Botschafter(innen) des Toolkits zur Bekämpfung des vorzeitigen Ausbildungsabbruchs [2]
    1. Art der Einrichtung:
    2. Haupttätigkeiten bei der Arbeit:
    3. Wie könnten Sie als Botschafter(in) zu diesem Toolkit beitragen?

Diese Felder sind über das Webportal auf https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details sichtbar (Log-in erforderlich).

Rechtsgrundlage/Rechtmäßigkeit:

Die Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß Artikel 2 der Verordnung (EU) 2019/128[3], da dieser Verarbeitungsvorgang für die Arbeitsweise der Einrichtung erforderlich ist.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ist in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725 geregelt.

Empfänger der Daten:

Neben den Auftragsverarbeitern werden die Daten des CRM-Systems dem Assistenten des Leiters der Abteilung Kommunikation (DCM) und dem Assistenten des Brüsseler Büros zu Zwecken der einrichtungsbezogenen Kommunikation zur Verfügung gestellt.

Die im CRM-System enthaltenen Daten können externen Auftragnehmern des Cedefop für Zwecke der offiziellen Umfragen des Cedefop zur Verfügung gestellt werden. Die im CRM-System enthaltenen Daten können darüber hinaus den für die interne Kontrolle oder Leistungsmessung zuständigen Abteilungen des Cedefop oder externen Stellen wie dem Internen Auditdienst der Europäischen Kommission oder dem Rechnungshof zur Verfügung gestellt werden, wenn diese an der Evaluierung und/oder der Prüfung des Cedefop beteiligt sind.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Das Web-Team löscht regelmäßig Daten von Nutzern, die als inaktiv dargestellt werden. Das Cedefop kann regelmäßig Konten mit ungültigen E-Mail-Adressen entfernen (z. B. nach fehlgeschlagenen Versandversuchen, wenn die Domain nicht mehr gültig ist usw.).

Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie die aktiven Nutzer sich dafür entscheiden. Betroffene Personen können bestimmte Online-Dienste – z. B. Newsletter oder Benachrichtigungen – abonnieren/abbestellen. Die Nutzer können sich auch vollständig vom Webportal abmelden und somit aus dem CRM-System entfernt werden.

Rechte der betroffenen Personen:

Betroffene Personen haben das Recht, auf ihre Informationen zuzugreifen und sie (unter bestimmten Umständen) zu berichtigen und ihre Löschung zu verlangen.

Fragen und Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können auch an den Datenschutzbeauftragten des Cedefop gerichtet werden: data-protection-officer@cedefop.europa.eu.

Betroffene Personen können sich jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden: http://www.edps.europa.eu.

STAND: 7. November 2022


[1]  Siehe Dokumentation des Verarbeitungsvorgangs für CDFNOT098 – Expert Networks.

[2]  Siehe Dokumentation des Verarbeitungsvorgangs für CDFNOT098 – Expert Networks.

[3] Verordnung (EU) 2019/128 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Januar 2019 über die Errichtung eines Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop) und zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates (ABl. L 30 vom 31.1.2019, S. 90-105).