Privaatsusteade ja isikuandmete kaitse avaldus

Veebiportaalis registreerumine – kliendisuhtehaldus (CRM)

Kõiki isikuandmeid töödeldakse vastavalt tingimustele, mis on sätestatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määruses (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist, ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001 ja otsus nr 1247/2002/EÜ.

Vastutav töötleja

Vastutav töötleja on Cedefop ja vastutav isik on teabevahetuse osakonna juhataja.

Töötlemise eesmärk ja kirjeldus

Selle töötlemistoimingu eesmärk on võimaldada veebiportaali kasutajatel registreeruda ning hallata oma kontaktandmeid ja e-posti tellimusi.

CRM-süsteem võimaldab Cedefopil suhelda kontaktisikutega kutsehariduse ja -koolituse, oskuste ja kvalifikatsioonide valdkonnas ning hallata e-posti kampaaniaid, et toetada Cedefopi tegevust kooskõlas ameti teabevahetusstrateegiaga.

Cedefopi CRM-süsteem on isikute kontaktandmete keskandmekogu ning selle kasutajad võivad vajaduse korral esitada lisateavet, nt nende asutus, ametiprofiil jne.

Cedefopi CRM (SuiteCRM) on pilvepõhine veebirakendus, mis kuulub veebiportaali ökosüsteemi, mida majutab ja haldab välistöövõtja. Kõiki veebiportaali registreeringuid hallatakse SuiteCRMi kaudu.

Et nende andmed talletataks CRM-süsteemis, peavad kasutajad veebiportaalis registreeruma ja andma ühenduse võtmiseks teadliku nõusoleku. Neil on võimalus tellida mitmesuguseid internetipõhiseid teenuseid ja saada e-posti teel teateid, näiteks:

  • saada veebiportaali uue sisu / ajakohastustega seotud teateid;
  • tellida uudiskirju;
  • saada võrgustiku/kogukonna liikmeks; [1]
  • saada teavet huvipakkuvas valdkonnas;
  • saada kutseid osaleda Cedefopi uuringutes ja/või üritustel;
  • aeg-ajalt võib Cedefop kasutada CRM-süsteemi kontaktandmeid keskuse oluliste teadete saatmiseks (õiguslik alus: artikli 5 lõike 1 punkt a).

Lisaks võimaldab andmete kogumine veebirühmal mõõta kasutajate osalust ja eelistusi, koostades süsteemi kasutamise statistikat, et täiustada veebipakkumisi.

Andmesubjektid

Iga isik, kes registreerub Cedefopi veebiportaalis ja annab aktiivse nõusoleku saada Cedefopi e-posti teateid.

Töödeldavad andmekategooriad

  1. Kohustuslikud väljad
    1. E-posti aadress
    2. Salasõna (salvestatakse krüptituna)
    3. Eesnimi
    4. Perekonnanimi
    5. Riik
    6. Nõusoleku väli (registreerumise ajal)
  2. Valikulised väljad
    1. Tiitel
    2. Tiitel (muus kui ladina tähestikus)
    3. Eesnimi (muus kui ladina tähestikus)
    4. Perekonnanimi (muus kui ladina tähestikus)
    5. Eelistatud suhtluskeel(ed)
    6. Asutus
    7. Ametikoha nimetus
    8. Osakond
    9. Töötelefon
    10. Mobiiltelefon
    11. Kodutelefon
    12. Linn
    13. Aadress
    14. Sihtnumber
    15. Riik/piirkond
    16. URL
    17. Facebooki aadress
    18. Twitteri aadress
    19. LinkedIni aadress
    20. Foto
    21. Kasutajaprofiili liik
  3. Uudiskirjad ja e-posti teated
    1. Eri sisukategooriate ja toodete tellimused (kasutusel / ei ole kasutusel): üritused, uudised, väljaanded, uudiskirjad, uuringud jne.
    2. Kasutajaprofiili liik (liikmesus rühmades ja võrgustikes (kasutusel / ei ole kasutusel))
    3. Huviteemad
  4. Valikulised väljad haridussüsteemist varakult lahkumise käsitlemise vahendikomplekti liikmetele
    1. Praegune või endine tööandja:
    2. Teie peamised tööülesanded:
    3. Mis on peamine põhjus, miks tutvusite vahendikomplektiga?
  5. Valikulised väljad haridussüsteemist varakult lahkumise käsitlemise vahendikomplekti saadikutele [2]
    1. Asutuse liik:
    2. Teie peamised tööülesanded:
    3. Mis oleks teie kui saadiku panus sellesse vahendikomplekti?

Need väljad on kättesaadavad veebiportaalis aadressil: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (nõuab sisselogimist)

Õiguslik alus / seaduslikkus

Andmeid töödeldakse vastavalt määruse (EL) 2019/128 [3] artiklile 2, sest see töötlemistoiming on vajalik asutuse toimimiseks.

Töötlemise seaduslikkuse määratlus on määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktides a ja d

Andmete saajad

Lisaks volitatud töötlejatele edastatakse CRM-süsteemi andmeid teabevahetuse osakonna juhataja assistendile ja Brüsseli büroo assistendile keskusesisese teabevahetuse eesmärgil.

CRM-süsteemi andmeid võib edastada Cedefopi välistele töövõtjatele Cedefopi ametlike uuringute tegemiseks. CRM-andmeid võib teha kättesaadavaks ka Cedefopi sisekontrolli, tulemuslikkuse mõõtmise või välistele üksustele, nagu Euroopa Komisjoni siseauditi talitus või kontrollikoda, kes osalevad Cedefopi hindamises ja/või auditeerimises.

Kogutud isikuandmete säilitamise periood

Veebirühm kustutab mitteaktiivsete kasutajate andmed korrapäraselt. Cedefop võib kehtetute e-posti aadressidega (nt e-kirjade tagasisaatmine, aegunud domeenid jne) kontosid perioodiliselt eemaldada.

Andmeid säilitatakse seni, kuni aktiivsed kasutajad soovivad. Andmesubjektid võivad tellida / mitte tellida konkreetseid veebipõhiseid teenuseid, nt uudiskirju, teateid jne. Kasutajad võivad ka veebiportaali kasutamisest täielikult loobuda ja nad eemaldatakse CRM-süsteemist.

Andmesubjektide õigused

Andmesubjektidel on õigus oma andmeid näha ja parandada (teatavatel asjaoludel) ning taotleda nende kustutamist.

Isikuandmete töötlemisega seotud küsimused ja päringud võib saata ka Cedefopi andmekaitseametnikule e-posti aadressil data-protection-officer@cedefop.europa.eu.

Samuti on andmesubjektidel õigus pöörduda igal ajal Euroopa andmekaitseinspektori poole: http://www.edps.europa.eu

AJAKOHASTATUD: 7. november 2022


[1] Vt töötlemistoimingu kirje CDFNOT098 – eksperdivõrgustikud

[2] Vt töötlemistoimingu kirje CDFNOT098 – eksperdivõrgustikud

[3] Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2019/128, 16. jaanuar 2019, millega asutatakse Euroopa Kutseõppe Arenduskeskus (Cedefop) ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EMÜ) nr 337/75 (ELT L 30, 31.1.2019, lk 90–105).