Adatvédelmi nyilatkozat a személyes adatok következőkkel kapcsolatos védelméről:

Regisztráció a webportálra – CRM

Személyes adatainak kezelése a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelet rendelkezéseinek megfelelően történik.

Az adatkezelő:

Az adatkezelő a Cedefop, a felelős személy pedig a Kommunikációs osztály vezetője (DCM).

Az adatkezelés célja és leírása:

Ennek az adatkezelési műveletnek az a célja, hogy lehetővé tegye a webportál felhasználói számára, hogy regisztráljanak, valamint saját kapcsolatfelvételi adataikat és e-mailes feliratkozásaikat kezeljék.

A CRM-rendszer lehetővé teszi a Cedefop számára, hogy kommunikáljon a szakképzés, a készségek és a képesítések területén az érintett kapcsolattartókkal, valamint kezelje a Cedefop tevékenységeinek támogatása érdekében, az ügynökség kommunikációs stratégiájával összhangban indított e-mail-kampányokat.

A Cedefop CRM-rendszere magánszemélyek elérhetőségi adatainak központi adattára, és adott esetben a felhasználók további információkat, például intézményt, munkaköri profilt stb. is megadhatnak.

A Cedefop CRM-rendszere (SuiteCRM) a webportál-ökoszisztéma részét képező felhőalapú webes alkalmazás, amelyet külső vállalkozó üzemeltet és tart fenn. A webportálra történő valamennyi regisztrációt a SuiteCRM-rendszeren keresztül kezelik.

Ahhoz, hogy bekerüljenek a CRM-rendszerbe, a felhasználóknak regisztrálniuk kell a webportálon, és tájékoztatáson alapuló beleegyezésüket kell adniuk ahhoz, hogy kapcsolatba lépjenek velük. Lehetőségük van arra, hogy különböző online szolgáltatásokra iratkozzanak fel és e-mailben tájékoztatást kapjanak, például a következőkkel kapcsolatban:

  • a webportálon megjelent új tartalmakkal/frissítésekkel kapcsolatos figyelmeztetések/értesítések;
  • feliratkozások hírlevelekre;
  • tagság egy hálózatban/közösségben; [1];
  • személyre szabott információk fogadása az érdeklődési területükkel kapcsolatosan;
  • meghívások a Cedefop felméréseiben és/vagy rendezvényein való részvételre;
  • Alkalmanként a Cedefop felhasználhatja a CRM-rendszerben nyilvántartott kapcsolattartási adatokat fontos szervezeti kommunikáció küldéséhez (jogalap: az 5. cikk (1) bekezdésének a) pontja).

Ezen túlmenően az adatgyűjtés lehetővé teszi a webportál csapata számára, hogy az online kínálat javítása érdekében a rendszer használatára vonatkozó statisztikák létrehozásával mérje a felhasználók aktivitását és preferenciáit.

Érintettek:

Minden olyan személy, aki regisztrál a Cedefop webportáljára és aktívan hozzájárul a Cedefop e-mail-üzeneteinek fogadásához.

Kezelt adatok kategóriái:

  1. Kötelező mezők
    1. E-mail-cím
    2. Jelszó (titkosított formában tárolva)
    3. Utónév
    4. Családi név
    5. Ország
    6. Hozzájárulás mező (a regisztráció során)
  2. Opcionálisan kitölthető mezők
    1. Megszólítás
    2. Megszólítás (nem latin karakterek)
    3. Utónév (nem latin karakterek)
    4. Családi név (nem latin karakterek)
    5. A kommunikáció előnyben részesített nyelve(i)
    6. Intézmény
    7. Munkaköri beosztás
    8. Osztály
    9. Munkahelyi telefonszám
    10. Mobiltelefonszám
    11. Otthoni telefonszám
    12. Város
    13. Cím
    14. Irányítószám
    15. Állam/régió
    16. Webcím
    17. Facebook-fiók elérhetősége
    18. Twitter-fiók elérhetősége
    19. LinkedIn-fiók elérhetősége
    20. Kép
    21. Felhasználói profil típusa
  3. Hírlevelek és e-mail-értesítések
    1. Feliratkozás (Be/Ki) különféle tartalomkategóriákra és termékekre: Események, hírek, kiadványok, hírlevelek, felmérések stb.
    2. Felhasználói profil típusa (tagság (Be/Ki) csoportokban és hálózatokban)
    3. Érdeklődésre számot tartó témák
  4. Opcionális mezők a korai iskolaelhagyás kezelésére szolgáló eszköztár tagjai számára
    1. Ön az alábbiak alkalmazásában áll vagy állt:
    2. Munkája során Ön elsősorban:
    3. Mi a fő oka annak, hogy Ön ellátogatott ebbe az eszköztárba?
  5. Opcionális mezők a korai iskolaelhagyás kezelésére szolgáló eszköztár nagykövetei számára [2]
    1. Az intézmény típusa:
    2. Munkája során Ön elsősorban:
    3. Hogyan tudna nagykövetként hozzájárulni ehhez az eszköztárhoz?

Ezek a mezők az itt elérhető webportálon tekinthetők meg:: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details  (bejelentkezés szükséges)

Jogalap/jogszerűség:

Az adatok kezelése az (EU) 2019/128 rendelet 2. cikkével összhangban történik [3], mivel ez az adatkezelési művelet az intézmény/ügynökség működéséhez szükséges.

Az adatkezelés jogszerűségét az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) és d) pontja határozza meg.

Az adatok címzettjei:

A CRM-rendszer adatait az adatfeldolgozókon kívül a DCM vezetőjének asszisztense és a brüsszeli iroda asszisztense is megkapja a szervezeti kommunikáció céljaira.

A Cedefop hivatalos felméréseinek a céljaira a CRM-rendszer adatai a Cedefop külső alvállalkozói rendelkezésére bocsáthatók. A CRM adatait a Cedefop belső ellenőrzési és teljesítménymérési szervezeti egységei, továbbá a Cedefop értékelésében és/vagy ellenőrzésében részt vevő külső szervek – például az Európai Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata, illetve a Számvevőszék – számára is elérhetővé lehet tenni.

Az összegyűjtött személyes adatok megőrzési ideje

A webportál csapata rendszeresen törli az inaktívnak bizonyult felhasználók adatait. A Cedefop rendszeres időközönként eltávolíthatja az érvénytelen e-mail-címmel rendelkező fiókokat (ahonnan pl. visszajönnek az e-mail-üzenetek vagy amelyek doménneve lejárt stb.).

Az adatokat addig őrizzük meg, amíg az aktív felhasználók így döntenek. Az érintettek feliratkozhatnak bizonyos online szolgáltatásokra, pl. hírlevelekre, értesítésekre stb., illetve le is iratkozhatnak ezekről. A felhasználók a webportálról is teljesen leiratkozhatnak, és ennek nyomán törölhetik őket a CRM-rendszerből.

Az érintettek jogai:

Az érintetteknek jogukban áll hozzáférni a rájuk vonatkozó adatokhoz, ezeket (bizonyos körülmények között) helyesbíthetik, és törlésüket is kérhetik.

A személyes adatok kezelésével kapcsolatos kérdéseivel és aggályaival a Cedefop adatvédelmi tisztviselőjéhez is fordulhat a következő e-mail-címen: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Az érintettek továbbá bármikor az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhatnak: http://www.edps.europa.eu

FRISSÍTVE: 2022. november 7.


[1] Lásd a CDFNOT098 – Szakértői hálózatok adatkezelési műveletről szóló feljegyzést.

[2] Lásd a CDFNOT098 – Szakértői hálózatok adatkezelési műveletről szóló feljegyzést.

[3] Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/128 rendelete (2019. január 16.) az Európai Szakképzésfejlesztési Központ (Cedefop) létrehozásáról és a 337/75/EGK tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről (HL L 30., 2019.1.31., 90. o.).