Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi z

registracijo na spletnem portalu – CRM

Vsi osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES.

Identiteta upravljavca:

Upravljavec je Cedefop, odgovorna oseba pa je vodja oddelka za komuniciranje (DCM).

Namen in opis obdelave:

Namen tega postopka obdelave je uporabnikom spletnega portala omogočiti, da se registrirajo in upravljajo svoje kontaktne podatke in prijave na e-obveščanje.

Programska oprema za odnose s strankami (CRM) Cedefopu omogoča, da komunicira s kontaktnimi osebami, pomembnimi na področju poklicnega izobraževanja in usposabljanja, znanj in spretnosti ter kvalifikacij, ter vodi kampanje po elektronski pošti za podporo dejavnostim agencije v skladu z njeno komunikacijsko strategijo.

Cedefopov sistem CRM je centralni register kontaktnih podatkov posameznikov, uporabniki pa lahko po potrebi navedejo dodatne informacije, kot so njihova institucija, profil delovnega mesta itd.

Cedefopov sistem CRM (SuiteCRM) je spletna aplikacija v oblaku, ki je del sistema spletnega portala ter ga gosti in vzdržuje zunanji izvajalec. Vse registracije na spletnem portalu potekajo prek aplikacije SuiteCRM.

Če želijo biti uporabniki shranjeni v sistemu CRM, se morajo registrirati na spletnem portalu in podati informirano privolitev, da se vzpostavi stik z njimi. Lahko se naročijo na različne spletne storitve in prejemajo sporočila po elektronski pošti, kot so na primer:

  • opozorila/obvestila o novih vsebinah/posodobitvah spletnega portala;
  • naročnine na glasila;
  • včlanitev v članstvo v mreži/skupnosti; [1];
  • prejemanje informacij o temah, ki jih zanimajo;
  • povabila k sodelovanju pri Cedefopovih raziskavah in/ali dogodkih;
  • Cedefop lahko občasno uporabi kontaktne podatke iz sistema CRM za pošiljanje pomembnih poslovnih sporočil agencije (pravna podlaga: člen 5.1a).

Spletna ekipa lahko z zbiranjem podatkov spremlja udejstvovanje in želje uporabnikov z ustvarjanjem statističnih podatkov o uporabi sistema za izboljšanje spletnih ponudb.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki:

Vsakdo, ki se registrira na Cedefopovem spletnem portalu in aktivno privoli v prejemanje njegovih elektronskih sporočil.

Kategorije obdelanih podatkov:

  1. Obvezna polja
    1. Elektronski naslov
    2. Geslo (shranjeno v šifrirani obliki)
    3. Ime
    4. Priimek
    5. Država
    6. Polje s privolitvijo (med registracijo)
  2. Neobvezna polja
    1. Naziv
    2. Naziv (nelatinični znaki)
    3. Ime (nelatinični znaki)
    4. Priimek (nelatinični znaki)
    5. Izbrani jezik(-i) komunikacije
    6. Institucija
    7. Naziv delovnega mesta
    8. Oddelek
    9. Službena stacionarna telefonska številka
    10. Številka mobilnega telefona
    11. Domača stacionarna telefonska številka
    12. Kraj
    13. Naslov
    14. Poštna številka
    15. Država/regija
    16. Spletni naslov URL
    17. Naslov računa na Facebooku
    18. Naslov računa na Twitterju
    19. Naslov računa na LinkedInu
    20. Slika
    21. Vrsta uporabniškega profila
  3. Naročnine na glasila in e-poštna obvestila
    1. Naročnine (prijava/odjava) na različne kategorije vsebin in produktov: dogodki, novice, objave, glasila, raziskave itd.
    2. Vrsta uporabniškega profila (članstvo (prijava/odjava) v skupinah in mrežah)
    3. Interesne teme
  4. Neobvezna polja za člane zbirke orodij za boj proti zgodnjemu opuščanju šolanja
    1. Trenutna ali prejšnja zaposlitev pri:
    2. Ali pri svojem delu v glavnem:
    3. Kaj je vaš glavni razlog za uporabo te zbirke orodij?
  5. Neobvezna polja za zastopnike zbirke orodij za boj proti zgodnjemu opuščanju šolanja [2]
    1. Vrsta institucije:
    2. Ali pri svojem delu v glavnem:
    3. Kako lahko prispevate k temu naboru orodij kot njegov zastopnik?

Ta polja so na voljo na spletnem portalu na naslovu: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (Zahtevana je prijava)

Pravna podlaga/zakonitost:

Podatki se obdelujejo v skladu s členom 2 Uredbe (EU) 2019/128 [3], saj je ta postopek obdelave potreben za delovanje institucije/agencije.

Zakonitost obdelave določata člen 5(1)(a) in (d) Uredbe (EU) 2018/1725.

Prejemniki podatkov:

Poleg obdelovalcev podatkov se podatki iz sistema CRM za namene poslovnega komuniciranja agencije posredujejo pomočniku vodje oddelka za komuniciranje in pomočniku bruseljske pisarne.

Podatki iz sistema CRM se lahko dajo na voljo zunanjim izvajalcem Cedefopa za namene izvajanja njegovih uradnih raziskav. Podatki se lahko dajo na voljo tudi Cedefopovi službi za notranjo kontrolo in merjenje uspešnosti ali zunanjim organom, kot sta Služba Evropske komisije za notranjo revizijo ali Računsko sodišče, ki sodelujejo pri vrednotenju in/ali reviziji Cedefopa.

Obdobje hrambe zbranih osebnih podatkov

Spletna ekipa redno briše podatke uporabnikov, ki niso več aktivni. Cedefop lahko na vsake toliko časa izbriše račune z neveljavnimi elektronskimi sporočili (npr. nedostavljena elektronska sporočila, potekla domena itd.).

Podatki se bodo hranili, dokler bodo aktivni uporabniki tako želeli. Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, se lahko naročijo ali odjavijo od posebnih spletnih storitev, npr. prejemanja glasil, obvestil itd. Uporabniki se lahko tudi v celoti odjavijo s spletnega portala in bodo zato odstranjeni iz sistema CRM.

Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki:

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo pravico do dostopa in popravka (pod posebnimi pogoji) svojih podatkov ter zahtevajo njihov izbris.

Vprašanja in pomisleke v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov lahko naslovite na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri Cedefopu na naslednji elektronski naslov: data-protection-officer@cedefop.europa.eu.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo tudi pravico, da se kadar koli obrnejo na evropskega nadzornika za varstvo podatkov: http://www.edps.europa.eu.

POSODOBLJENO: 7. novembra 2022


[1] Glej evidenco postopkov obdelave za CDFNOT098 – Strokovne mreže

[2] Glej evidenco postopkov obdelave za CDFNOT098 – Strokovne mreže

[3] Uredba (EU) 2019/128 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. januarja 2019 o ustanovitvi Evropskega centra za razvoj poklicnega usposabljanja (Cedefop) in o razveljavitvi Uredbe Sveta (EGS) št. 337/75, UL L 30, 31.1.2019, str. 90–105.