Informativa sulla privacy relativamente alla protezione dei dati relativi a

Registrazione al portale web – CRM

I dati personali sono trattati conformemente alle disposizioni del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE

Identità del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è il Cedefop e la persona responsabile è il capo del dipartimento Comunicazione.

Finalità e descrizione del trattamento

La finalità del presente trattamento è di consentire agli utenti del portale web di registrarsi e gestire i propri recapiti e le notifiche tramite posta elettronica.

Il presente CRM consente al Cedefop di comunicare con i contatti pertinenti in materia di IFP, competenze e qualifiche e di gestire le campagne di posta elettronica per sostenere le attività del Cedefop, in linea con la strategia di comunicazione dell’Agenzia.

Il sistema CRM del Cedefop è un archivio centrale di recapiti di persone e, se del caso, gli utenti possono far menzione di informazioni aggiuntive, quali la loro istituzione, il loro profilo professionale, ecc.

Il CRM del Cedefop (SuiteCRM) è un’applicazione web basata sul cloud che appartiene all’ecosistema del portale web, ospitato e mantenuto da un contraente esterno. Tutte le registrazioni del portale web sono gestite tramite SuiteCRM.

Per essere archiviati nel sistema CRM, gli utenti devono registrarsi al portale web, e dare quindi il loro consenso a essere contattati. Hanno la possibilità di abbonarsi a vari servizi online e di ricevere tramite posta elettronica informazioni quali:

  • avvisi / notifiche riguardanti nuovi contenuti / aggiornamenti del portale web;
  • abbonamenti a newsletter;
  • divenire membri di una rete/comunità [1];
  • comunicazioni in merito al loro settore di interesse;
  • inviti a partecipare ai sondaggi e/o agli eventi del Cedefop;
  • occasionalmente, il Cedefop può usare i dati di contatto CRM per inviare importanti comunicazioni istituzionali (base giuridica: articolo 5.1, lettera a).

In aggiunta, la raccolta di dati consente al team web di misurare l’impegno e le preferenze degli utenti producendo statistiche sull’uso del sistema per migliorare le offerte online.

Persone interessate

Chiunque si iscriva al portale web Cedefop e acconsenta attvamente a ricevere le comunicazioni tramite posta elettronica del Cedefop.

Categorie di dati trattate

  1. Campi obbligatori
    1. Indirizzo di posta elettronica
    2. Password (memorizzata in formato crittografato)
    3. Nome
    4. Cognome
    5. Paese
    6. Campo relativo al consenso (nel corso della registrazione)
  2. Campi facoltativi
    1. Titolo
    2. Titolo (caratteri non latini)
    3. Nome (caratteri non latini)
    4. Cognome (caratteri non latini)
    5. Lingua(e) di comunicazione preferita(e)
    6. Istituzione
    7. Qualifica
    8. Dipartimento
    9. Numero di telefono professionale
    10. Numero di cellulare
    11. Numero di telefono privato
    12. Città
    13. Indirizzo
    14. Codice postale
    15. Stato/regione
    16. URL web
    17. Indirizzo Facebook
    18. Indirizzo Twitter
    19. Indirizzo LinkedIn
    20. Immagine
    21. Tipo di profilo utente
  3. Newsletter e notifiche tramite posta elettronica
    1. Abbonamenti (on/off) a varie categorie di contenuti e prodotti: eventi, notizie, pubblicazioni, newsletter, indagini, ecc.
    2. Tipo di profilo utente [appartenenza (on/off) a gruppi e reti]
    3. Argomenti d’interesse
  4. Campi facoltativi per i membri del kit di strumenti per contrastare l’abbandono precoce
    1. Lei è, o è stato assunto, presso:
    2. Nel Suo lavoro si occupa principalmente di:
    3. Qual è il motivo principale per visitare il presente kit di strumenti?
  5. Campi facoltativi per gli ambasciatori del kit di strumenti per contrastare l’abbandono precoce [2]
    1. Tipo di istituzione:
    2. Nel Suo lavoro, Lei si occupa principalmente di:
    3. Come potrebbe contribuire a questo kit di strumenti in qualità di ambasciatore?

Questi campi sono consultabili dal portale web all’indirizzo: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details  (è necessario il login)

Base giuridica / liceità

I dati sono trattati in conformità all’articolo 2 del regolamento (UE) 2019/128 [3], essendo questo trattamento richiesto per il funzionamento dell’istituzione/agenzia.

La liceità del trattamento è definita dall’articolo 5, paragrafo 1, lettere a) e d) del regolamento (UE) 2018/1725.

Destinatari dei dati

Oltre ai responsabili del trattamento, i dati CRM sono forniti all’assistente del capo del dipartimento Comunicazione e all’assistente dell’ufficio di Bruxelles per finalità di comunicazione istituzionale.

I dati CRM possono essere resi disponibili a contraenti esterni del Cedefop per finalità legate alle indagini ufficiali del Cedefop. I dati CRM possono essere anche messi a disposizione al controllo interno, alla misurazione della performance del Cedefop, o a organismi esterni coinvolti nella valutazione e/o nell’audit del Cedefop, quali il servizio di Audit interno della Commissione europea o la Corte dei conti.

Periodo di conservazione dei dati personali raccolti

Il team web cancella regolamente i dati di utenti che risultano inattivi. Il Cedefop può effettuare rimozioni periodiche di account con indirizzi di posta elettronica non validi (mancato recapito di messaggi, domini scaduti, ecc.).

I dati saranno conservati fintanto che gli utenti attivi saranno favorevoli. Gli interessati possono abbonarsi/annullare l’abbonamento a servizi online specifici, quali newsletter, notifiche, ecc. Gli utenti possono anche annullare completamente l’iscrizione al portale web ed essere quindi rimossi dal sistema CRM.

Diritti dell’interessato

Gli interessati hanno il diritto di accedere e rettificare (in circostanze specifiche) le proprie informazioni e chiedere la loro cancellazione.

Domande e quesiti riguardanti il trattamento dei dati personali possono essere rivolti anche al responsabile della protezione dei dati del Cedefop al seguente indirizzo di posta elettronica:  data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Gli interessati possono inoltre rivolgersi in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati:  http://www.edps.europa.eu

AGGIORNAMENTO: 7 novembre 2022


(1) Cfr. il registro delle operazioni di trattamento per CDFNOT098 – Reti di esperti

(2) Cfr. il registro delle operazioni di trattamento per CDFNOT098 – Reti di esperti

(3) Regolamento (UE) 2019/128 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 gennaio 2019, che istituisce un Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop) e che abroga il regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio (GU L 30 del 31.1.2019, pagg. 90-105).