Declaración de privacidad sobre la protección de datos personales en relación con

Registro en el portal web - CRM

Los datos personales se tratarán de conformidad con los requisitos del Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.º 45/2001 y la Decisión n.º 1247/2002/CE.

Identidad del responsable del tratamiento de datos:

El responsable del tratamiento es el Cedefop y la persona encargada es el jefe del departamento de Comunicación (DCM).

Finalidad y descripción del tratamiento de datos:

La finalidad de esta operación de tratamiento es permitir a los usuarios del portal web registrarse y gestionar sus propios datos de contacto y suscripciones por correo electrónico.

El CRM permite al Cedefop comunicarse con los contactos pertinentes en el ámbito de la educación y formación profesionales, las competencias y las cualificaciones, así como gestionar campañas de correo electrónico para apoyar las actividades del Cedefop en consonancia con la estrategia de comunicación de la agencia.

El sistema CRM del Cedefop es un repositorio central de datos de contacto de personas y, si procede, los usuarios podrán indicar otra información como la institución, su perfil profesional, etc.

El CRM del Cedefop (SuiteCRM) es una aplicación web basada en la nube que pertenece al ecosistema del portal web, alojado y mantenido por un contratista externo. Todos los registros en el portal web se gestionan a través de SuiteCRM.

Para el correcto almacenamiento en el sistema CRM, los usuarios deben registrarse en el portal web y, por tanto, dar su consentimiento informado para que se les contacte. Tienen la posibilidad de suscribirse a diversos servicios en línea y recibir comunicaciones por correo electrónico, como:

  • alertas/notificaciones de nuevos contenidos/actualizaciones del portal web;
  • suscripciones a boletines;
  • convertirse en miembro de una red/comunidad; [1]
  • recibir información sobre su campo de interés;
  • invitaciones a participar en encuestas o actos del Cedefop;
  • ocasionalmente, el Cedefop podrá usar los datos de contacto del CRM para enviar comunicaciones institucionales importantes ([base jurídica: artículo 5, apartado 1, letra a)]

Además, la recogida de datos permite al equipo web medir el compromiso y las preferencias de los usuarios mediante la generación de estadísticas sobre el uso del sistema para mejorar las ofertas en línea.

Interesados:

Toda persona que se registre en el portal web del Cedefop y consienta activamente en recibir las comunicaciones que el Cedefop envíe por correo electrónico.

Categorías de datos tratados:

  1. Campos obligatorios
    1. Dirección de correo electrónico
    2. Contraseña (almacenada en forma cifrada)
    3. Nombre
    4. Apellido(s)
    5. País
    6. Campo de consentimiento (durante el registro)
  2. Campos facultativos
    1. Título
    2. Título (caracteres no latinos)
    3. Nombre (caracteres no latinos)
    4. Apellido(s) (caracteres no latinos)
    5. Lengua(s) de comunicación preferida(s)
    6. Institución
    7. Denominación del puesto
    8. Departamento
    9. Número de teléfono del lugar de trabajo
    10. Teléfono móvil
    11. Número de teléfono del domicilio
    12. Localidad
    13. Dirección
    14. Código postal
    15. Estado/región
    16. URL web
    17. Cuenta de Facebook
    18. Cuenta de Twitter
    19. Cuenta de LinkedIn
    20. Foto
    21. Tipo de perfil de usuario
  3. Notificaciones de boletines y correo electrónico
    1. Suscripciones (activadas/desactivadas) a varias categorías de contenido y productos: Actos, noticias, publicaciones, boletines, encuestas, etc.
    2. Tipo de perfil de usuario [pertenencia (activado/desactivado) a grupos y redes]
    3. Temas de interés
  4. Campos facultativos para los usuarios de la herramienta para abordar el abandono escolar prematuro
    1. Está o ha estado contratado por:
    2. En su trabajo, principalmente:
    3. Cuál es su principal motivo para visitar esta herramienta:
  5. Campos opcionales para los embajadores de la herramienta para abordar el abandono escolar prematuro [2]
    1. Tipo de institución:
    2. En su trabajo, principalmente:
    3. ¿Cómo podría contribuir a esta Herramienta como embajador?

Los siguientes campos pueden verse en el portal web en: https://www.cedefop.europa.eu/es/user/personal-details (Hay que registrarse)

Base jurídica/legalidad:

Los datos serán tratados con arreglo al artículo 2 del Reglamento (UE) 2019/128 [3], ya que esta operación de tratamiento es necesaria para el funcionamiento de la institución/agencia.

La legalidad del tratamiento se define en el artículo 5, apartado 1, letras a) y d) del Reglamento (UE) 2018/1725.

Destinatarios de los datos:

Los datos del CRM se facilitan, además de a los encargados del tratamiento, al asistente del jefe del DCM y al asistente de la oficina de Bruselas para las comunicaciones institucionales.

Los datos del CRM podrán ponerse a disposición de los contratistas externos del Cedefop a efectos de las encuestas oficiales del Cedefop. Asimismo, los datos del CRM también pueden ponerse a disposición del Control Interno y la Medición del Rendimiento del Cedefop o de órganos externos como el Servicio de Auditoría Interna de la CE o el Tribunal de Cuentas Europeo, cuando participen en evaluaciones o auditorías del Cedefop.

Período de conservación de los datos personales recogidos

El equipo web elimina regularmente los datos de los usuarios inactivos. El Cedefop puede eliminar periódicamente las cuentas con correos electrónicos no válidos (por ejemplo, cuando rebotan o los dominios están caducados, etc.)

Los datos se conservarán el tiempo que decidan los usuarios activos. Los interesados pueden suscribirse o darse de baja en servicios en línea específicos, por ejemplo, boletines informativos, notificaciones, etc. Los usuarios también pueden cancelar completamente su suscripción del portal web y, por tanto, ser eliminados del sistema CRM.

Derechos de los interesados:

Los interesados tienen derecho a acceder a, y rectificar (en determinadas circunstancias), su información y solicitar su eliminación.

Las consultas y dudas relativas al tratamiento de sus datos personales también podrán dirigirse al delegado de protección de datos del Cedefop en el siguiente correo electrónico: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Los interesados también tienen derecho a recurrir en cualquier momento ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos: http://www.edps.europa.eu

ACTUALIZADO: 07 de noviembre de 2022


 

[1] Véase el registro de la operación de tratamiento de CDFNOT098 – Expert Networks

[2] Véase el registro de la operación de tratamiento de CDFNOT098 – Expert Networks

[3] Reglamento (UE) 2019/128 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de enero de 2019, por el que se crea un Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop) y se deroga el Reglamento (CEE) n.º 337/75 del Consejo (DO L 30 de 31.1.2019, p. 90-105)