Prohlášení o ochraně osobních údajů

registrace na internetovém portálu – systém CRM

Veškeré osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s ustanoveními nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES.

Totožnost správce:

Správcem je středisko Cedefop a odpovědnou osobou vedoucí oddělení pro komunikaci (DCM).

Účel a popis zpracování:

Účelem tohoto zpracování je umožnit uživatelům internetového portálu registrovat se a spravovat své vlastní kontaktní údaje a e-maily k přihlášeným službám.

Systém CRM (systém řízení vztahů s se zákazníky) umožňuje středisku Cedefop komunikovat s kontaktními relevantními osobami v oblasti odborného vzdělávání a přípravy, dovedností a kvalifikací a řídit e-mailové kampaně na podporu činností střediska v souladu s jeho komunikační strategií.

Systém CRM střediska Cedefop je centrálním úložištěm kontaktních údajů jednotlivců. Uživatelé případně mohou uvést další informace, například svoji instituci, pracovní profil atd.

Systém CRM střediska Cedefop (SuiteCRM) je internetová aplikace založená na cloudu, která patří do ekosystému internetového portálu a je hostována a spravována externím dodavatelem. Všechny registrace na internetovém portálu jsou spravovány prostřednictvím aplikace SuiteCRM.

Aby uživatelé mohli být uloženi v systému CRM, musí se sami zaregistrovat na internetovém portálu a udělit tak svůj informovaný souhlas s tím, aby byli kontaktováni. Mají možnost přihlásit se k různým on-line službám a zasílání sdělení prostřednictvím e-mailu, například:

  • mohou dostávat upozornění či oznámení o novém obsahu internetového portálu nebo jeho aktualizacích,
  • mohou se přihlásit k odběru zpravodajů,
  • mohou se stát členem sítě či komunity, [1]
  • mohou dostávat informace, které spadají do jejich oblasti zájmu,
  • mohou dostávat pozvánky k účasti na průzkumech a/nebo akcích střediska Cedefop,
  • středisko Cedefop může příležitostně použít kontaktní údaje ze systému CRM k zaslání důležitého sdělení střediska (právní základ: čl. 5 odst. 1 písm. a)).

Shromažďování údajů navíc internetovému týmu umožňuje prostřednictvím vytváření statistik o používání systému zlepšovat on-line nabídky a vyhodnocovat zapojení uživatelů a jejich preference.

Subjekty údajů:

Každá osoba, která se zaregistruje na internetovém portálu střediska Cedefop a aktivně souhlasí se zasíláním e-mailových sdělení střediska Cedefop.

Zpracovávané kategorie údajů:

  1. Povinná pole
    1. E-mailová adresa
    2. Heslo (uloženo v zašifrované podobě)
    3. Jméno
    4. Příjmení
    5. Země
    6. Pole udělení souhlasu (v průběhu registrace)
  2. Nepovinná pole
    1. Název
    2. Název (nelatinské znaky)
    3. Jméno (nelatinské znaky)
    4. Příjmení (nelatinské znaky)
    5. Jazyky, ve kterých si přejete dostávat sdělení
    6. Instituce
    7. Název pracovní pozice
    8. Útvar
    9. Telefonní číslo do práce
    10. Mobilní telefonní číslo
    11. Telefonní číslo domů
    12. Město
    13. Adresa
    14. PSČ
    15. Stát/region
    16. URL internetových stránek
    17. Adresa na Facebooku
    18. Adresa na Twitteru
    19. Adresa na LinkedIn
    20. Fotografie
    21. Typ uživatelského profilu
  3. Zpravodaje a e-mailová oznámení
    1. Přihlášení (aktivní/neaktivní) k různým kategoriím obsahu a produktů: akce, zprávy, publikace, zpravodaje, průzkumy atd.
    2. Typ uživatelského profilu (členství (aktivní/neaktivní) ve skupinách a sítích)
    3. Témata zájmu
  4. Volitelná pole pro členy souboru nástrojů pro řešení problému předčasného ukončování školní docházky
    1. Současný zaměstnavatel nebo předchozí zaměstnavatelé:
    2. Hlavní náplň vaší práce:
    3. Jaký je váš hlavní důvod pro návštěvu tohoto souboru nástrojů?
  5. Volitelná pole pro zástupce souboru nástrojů pro řešení problému předčasného ukončování školní docházky [2]
    1. Typ instituce:
    2. Hlavní náplň vaší práce:
    3. Jak byste mohli přispět k tomuto souboru nástrojů jako zástupce?

Tato pole lze zobrazit na internetovém portálu na adrese: https://www.cedefop.europa.eu/cs/user/personal-details (požadováno přihlášení)

Právní základ / zákonnost:

Údaje jsou zpracovávány v souladu s článkem 2 nařízení (EU) 2019/128 [3], neboť toto zpracování je nezbytné pro fungování orgánu/agentury.

Zákonnost zpracování je definována v čl. 5 odst. 1 písm. a) a d) nařízení (EU) 2018/1725.

Příjemci údajů:

Kromě zpracovatelů jsou údaje ze systému CRM poskytovány asistentovi vedoucího oddělení pro komunikaci a asistentovi kanceláře pro komunikaci střediska v Bruselu.

Údaje ze systému CRM mohou být zpřístupněny externím dodavatelům střediska Cedefop pro účely jeho oficiálních průzkumů. Údaje ze systému CRM mohou být zpřístupněny rovněž útvarům střediska Cedefop, které mají na starosti interní kontrolu či měření výkonnosti, nebo externím subjektům, například Útvaru interního auditu Evropské komise nebo Účetnímu dvoru, které se podílejí na hodnocení a/nebo auditu střediska Cedefop.

Doba uchovávání shromážděných osobních údajů

Internetový tým pravidelně maže údaje uživatelů, u nichž se ukázalo, že jsou neaktivní. Středisko Cedefop může pravidelně odstraňovat účty s neplatnými e-maily (např. pokud e-mail nelze doručit a středisko dostává zprávy o jeho nedoručení, domény, které již nejsou platné, atd.).

Údaje budou uchovávány tak dlouho, jak si aktivní uživatelé budou přát. Subjekty údajů se mohou přihlásit k odběru / odhlásit se z odběru konkrétních on-line služeb, např. zpravodaje, oznámení atd. Uživatelé se mohou rovněž úplně odhlásit z internetového portálu a být tak ze systému CRM odstraněni.

Práva subjektů údajů:

Subjekty údajů mají právo na přístup ke svým údajům a na jejich opravu (za konkrétních okolností) a právo požádat o jejich výmaz.

S dotazy a obavami ohledně zpracování vašich osobních údajů se můžete obrátit také na pověřence střediska Cedefop pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Subjekty údajů mají rovněž právo kdykoliv se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů: http://www.edps.europa.eu

AKTUALIZOVÁNO: 07. listopadu 2022


 

[1] Viz záznam o zpracování: CDFNOT098 – Expert Networks

[2] See record of processing operation for CDFNOT098 – Expert Networks

[3] Regulation (EU) 2019/128 of the European Parliament and of the Council of 16 January 2019 establishing a European Centre for the Development of Vocational Training (Cedefop) and repealing Council Regulation (EEC) No 337/75, OJ L 30, 31.1.2019, p. 90–105